レンタルオフィスを使っている会社は怪しい？理由や注意点を紹介

フリーランスやスタートアップ企業、あるいは企業のサテライトオフィスとして、近年、レンタルオフィスが人気です。イニシャルコストやランニングコストを抑えられたり、都内の一等地等にオフィスを構えられたりするメリットがある一方で、怪しいと言われることも少なくありません。

この記事では、レンタルオフィスが怪しいと言われる理由や、レンタルオフィスの選び方、起き得るトラブルについて解説しているため、レンタルオフィスが気になる方は最後までお読みください。

レンタルオフィスとは？

レンタルオフィスとは、専用スペースを限られた期間、限られた人数で借りることができるものです。通常の賃貸物件と異なり、デスクや椅子、キャビネット等の什器など、オフィスとして必要なものが完備されていることが多く、借りる側がそろえる必要がありません。

また、利用料金には水道光熱費やインターネット利用料金等も含まれていることが一般的です。

賃貸オフィスよりも、イニシャルコスト、ランニングコストともに安価に抑えられることがほとんどで、起業する人、フリーランスなどに人気があります。

レンタルオフィスのメリット

近年人気のレンタルオフィスですが、主なメリットは3つあります。以下で詳しく解説していきます。

契約後すぐに仕事を始められる

1つ目のメリットは、契約後にすぐに仕事を始められることです。

賃貸オフィスの場合、机、椅子などの什器や電話機、複合機、インターネット回線等、準備に時間がかかります。しかし、レンタルオフィスは、ビジネスに必要なものはほとんど用意されているため、契約後すぐにビジネスを始めることも可能です。

初期費用を抑えられる

2つ目は、初期費用を抑えられることです。

レンタルオフィスでは、上述したようにビジネスに必要なものはほとんどそろっており、設備にかける費用を抑えられます。また、会議室やラウンジ、応接室などを用意しているレンタルオフィスも多く、賃貸オフィスと変わらない仕事環境を整えられます。

ランニングコストも抑えられる

3つ目は、ランニングコストを抑えられることです。

理由としては、水道光熱費やインターネット利用料、オフィスクリーニング代などが、利用料金に含まれているため、経費の予想がしやすいこと、都心の一等地でも、賃貸オフィスよりも利用料金が低いことが挙げられます。

レンタルオフィスのデメリット

メリットの多いレンタルオフィスですが、デメリットもあります。以下で詳しく解説します。

プライバシーが確保しにくい

1つ目は、プライバシーが確保しにくいことです。

商談スペースやオープンスペースは、簡単なパーティションで区切られているだけであるオフィスもあり、話し声が周りに聞こえてしまうことがあります。また、共用の無線LANを利用する場合、悪意のある第三者から通信内容を見られてしまい、企業情報が漏洩する可能性も否定できません。

内装や設備をカスタマイズできない

2つ目は、内装や装備をカスタマイズできないことです。

レンタルオフィスでは、内装や什器などは備え付けのものを利用するため、「内装を自分好みにしたい」「什器なども自分で選びたい」という場合の利用には向いていません。レンタルオフィスを選ぶ際には、自分好みの内装や設備の整っているレンタルオフィスを選びましょう。

プランやオプションによっては料金が高くなる

3つ目は、プランやオプションによっては料金が高くなる場合があることです。

一般的に、レンタルオフィスは、賃貸オフィスよりも低額で利用できますが、オフィス家具などの什器などが、有料オプションになっている場合もあります。快適なオフィス環境を求めてオプションを追加した結果、想定以上にコストが嵩む可能性もあります。

料金プランやオプションの内容を理解した上で、契約しましょう。

レンタルオフィスを利用している会社は怪しい？

レンタルオフィスの利用を考えている方にとって、「レンタルオフィスを使う会社は怪しいのでは？」という不安を抱くこともあるかもしれません。しかし、結論としては、レンタルオフィスを利用している会社が怪しいわけではありません。むしろ、上記のように様々なメリットがあるので、多くの企業やフリーランスが積極的にレンタルオフィスを利用しています。

一部の人が「怪しい」と感じる理由は、レンタルオフィスが簡単に契約できることにあります。住所だけを借りて実体のない企業が利用するケースもあるため、不正な活動に利用されることが少なからずあるのも事実です。利用者としては、こうした側面に対する周囲の見方も理解しておくことが大切です。

とはいえ、レンタルオフィスを利用する際は、しっかりと信頼性を確保し、業務内容や実績を公開することで、クライアントや取引先からの信頼を獲得できます。オフィス所在地がレンタルオフィスであっても、丁寧な対応や透明性のあるビジネス運営を心がけることで、安心感を与えられるでしょう。

レンタルオフィスよりもバーチャルオフィスの方が怪しまれやすい

バーチャルオフィスとは、物理的な実体のない仮想の事務所のことで、事業用に住所と電話番号を貸し出すサービスです。物理的に実体のあるスペースを貸し出すレンタルオフィスとは異なります。利用するまでの時間が短く、初期費用を抑えられるなどのメリットがあります。

しかし、住所をインターネットで検索されると、バーチャルオフィスであることが分かってしまい、「オフィスを持っていない」「バーチャルオフィスは犯罪に利用されている」という理由から怪しまれやすく、ビジネス上の信用を得にくいリスクがあります。

バーチャルオフィスが怪しいと言われている理由

バーチャルオフィスは、怪しいと言われることがありますが、バーチャルオフィス自体に違法性はありません。以下で、なぜバーチャルオフィスが怪しいと言われるのか解説します。

バーチャルオフィスが一般的に浸透していない

1つ目の理由は、バーチャルオフィスがまだ一般に浸透していないことです。

インターネットの普及により、パソコン1つ、場合によってはスマートフォン1つあれば、ビジネスを始められる現代では、バーチャルオフィスは時代にニーズにマッチしたオフィス形態です。

それでも、きちんとしたオフィスがないことに不安を感じる人が少なくないことは確かです。

しかし、バーチャルオフィス自体に違法性はなく、バーチャルという単語が仮想空間を連想させ、会社自体の実態がないと誤解されています。

バーチャルオフィスを悪用した事件が存在する

2つ目の理由は、バーチャルオフィスを悪用した事件が存在することです。

バーチャルオフィスは、その匿名性等から、悪意のある人に利用される可能性があります。

実際に、詐欺グループがバーチャルオフィスを悪用して、架空の会社を設立し投資詐欺を行った事件がありました。被害者である投資家たちは、会社の住所が一等地にあったことで信頼してしまい、多額の投資をしてしまったという事件です。

確かに、バーチャルオフィスを悪用する企業はありますが、バーチャルオフィスを利用している企業が、全て怪しいということはありません。

犯罪収益移転防止法による影響

3つ目の理由は、マネーロンダリングや振り込め詐欺等を防止する目的で制定された「犯罪収益移転防止法」の影響です。

犯罪収益移転防止法により、バーチャルオフィス事業者は、契約の際に本人確認が義務付けられています。

また、銀行口座開設の際にも、銀行側に事業者の取引目的や事業内容の確認を義務付けています。この法律の制定以降、バーチャルオフィスでの口座開設ができないケースが増えました。これにより、銀行はバーチャルオフィスを怪しいものとみなしているとの認識ができあがった可能性があります。

安く住所を借りられる

一等地の住所を安く借りられることが、バーチャルオフィスのメリットの1つなのですが、それが逆に会社の信用を損ねている場合があります。

一般的に相場より賃料の安い物件は、事故物件等の理由で安くなっていたり、同じビルに風俗店などが入っていたりすることが多く、一般の方はそのようなイメージを持っているのかもしれません。

会社の規模と立地の良さが一致していない

会社の規模と立地の良さが一致していないことも、バーチャルオフィスが怪しいと思われる一因です。

設立したばかりの会社や従業員数が少ない会社、社長が1人で営んでいる小規模な会社が、都内の一等地に会社を構えていた場合、取引相手やお客さまは違和感を持つ要因になるでしょう。

バーチャルオフィスを選ぶ際は、事業規模に合わせた立地のオフィスを選びましょう。

同一住所の法人が複数存在するため

新たな企業と取引する際に、ほとんどの企業がインターネットで相手企業の情報を調べるでしょう。バーチャルオフィスの企業を検索すると、同一住所に複数の企業が見つかることも、バーチャルオフィスが怪しまれる一因です。

バーチャルオフィスは、契約者ごとに複数の住所を貸し出すのではなく、複数の契約者に同一の住所を貸し出しています。

ただし、同一の住所に複数の企業が存在していたとしても特に違法性はありません。

バーチャルオフィスに違法性はない

バーチャルオフィスが違法なものでないという根拠は以下の2点です。

詳しく解説していきます。

本店所在地に関する制限はないため

法人を設立するとその旨を登記しなければなりません。登記の際に、本店所在地の住所を記載しますが、住所に特別な制限はなく、どの住所を使っても登記の申請はできます。例えば、皇居の住所でさえも申請可能です。

そもそも、登記上、本店所在地での営業実態を求められているわけではありません。また、バーチャルオフィスは、従業員がその住所にいるわけではありませんが、営業実態のない会社ではないため違法性はないと言えます。

特定商取引法で利用が認められているため

バーチャルオフィスが違法ではないもう1つの理由に、特定商取引法で利用が認められていることが挙げられます。

特定商取引法とは、悪質な事業者による違法・悪質な勧誘行為等を防止し、消費者の利益を守ることを目的とする法律です。特定商取引法では、事業者の住所、氏名、電話番号を表示する必要がありますが、それは、トラブルが生じた場合や消費者からの問い合わせに応対するためのものです。

特定商取引法では、事業者に確実に連絡がとれるのであれば、バーチャルオフィスの住所、電話番号を表示することを認めています。

バーチャルオフィスを利用する際に確認したいポイント

バーチャルオフィスを利用する際に確認したいポイントが3つあります。

以上をクリアしたバーチャルオフィスは信頼できると考えられます。

しっかりと審査を行っているか

バーチャルオフィス契約時に、厳正な本人確認が行われます。法人の場合は個人よりも提示する書類が多くなっています。これは、「犯罪収益移転防止法」により義務付けられているもので、この厳正な本人確認が、バーチャルオフィスの信頼性を担保しているとも言えるのです。

「犯罪収益移転防止法」とは、マネーロンダリングにより、犯罪の収益が犯罪活動や犯罪組織の維持・強化に使用されたり、犯罪組織が犯罪収益により、一般の経済活動に介入して悪影響を及ぼしたりすることを防止するための法律です。

契約時には、しっかりと本人確認を行っているかを確認しましょう。

契約前に内見ができるか

次に、契約前に内見ができるのか確認しましょう。オンラインで契約ができるバーチャルオフィスも多いですが、対面での契約ができたり、事務所の内見ができたりするバーチャルオフィスの方が信頼度が高いと言えます。

どこか後ろ暗いところのある事業者は、内見を断ることもありますが、内見を歓迎してくれる事業者は、自分の事業に自信があり信頼できる可能性が大きいでしょう。

レンタルオフィス事業者により住所地はさまざまで、都内の一等地の高層ビルの1室という場合もあれば、古いアパートの1室や戸建て住宅という場合もあります。現在は、住所が分かれば、Googleのストリートビューで、建物の外観を調べられてしまいます。

これから自分の事業所となる場所なので、1度見学に行きましょう。

住所を記載できるか

最後に、住所を自分のサイトなどに記載できるか確認しましょう。バーチャルオフィス事業者の中には、住所をサイトなどに載せるとき、画像処理をしなければならない事業者があります。

画像処理をすると、インターネット検索で住所がヒットしなくなりますが、画像処理を求められる理由の1つに「過去に何らかのトラブルを起こしたことがある住所」の可能性が考えられます。

また、本来であれば住所をテキストで載せるだけの簡単な作業が、住所をテキストで記載することを禁止されると、住所を記載するたびに画像処理が必要になり手間がかかります。

したがって、住所を記載する場合、画像処理を強要するバーチャルオフィス事業者は避けた方が賢明です。

バーチャルオフィスで起こり得るトラブル

バーチャルオフィスで起こり得るトラブルは通常のオフィスを賃貸した場合とは異なります。

バーチャルオフィスで起こり得る主なトラブルは以下の4つです。

住所に関するトラブル

バーチャルオフィスは、住所を貸し出すビジネスです。

同じ住所を他の企業も使用するため、住所検索をすると複数の企業がヒットすることになります。そのため、取引先から実態のない詐欺会社ではないかと疑いを持たれる可能性があります。

また、同じ住所を使用している無関係の他の企業が何かトラブルを起こすと、同じ住所を使用している企業が「トラブルを起こした企業と同胞なのではないか」と疑われる恐れがあります。

郵便物に関するトラブル

バーチャルオフィスの中には、郵便物を預かるだけではなく、転送サービスを展開しているところもあります。受取自体はサービス料に含まれていることが多いですが、転送に関してはオプションとなるところや、月に〇通までとなっているところもあります。

一見便利なサービスですが、トラブルの原因となることもあるのです。

まず、転送とのタイムラグから請求書の確認が遅れて支払期日に間に合わなかったり、ビジネスチャンスを逃したりする可能性があります。

また、転送作業は人の手で行うため、誤転送の恐れもあるでしょう。バーチャルオフィスの1住所あたりの契約件数は数百件にもなり、毎日膨大な量の郵便物が送られてきます。そのため、転送の仕分けの段階で、人為的なミスの発生を避けるのは難しいかもしれません。

信用に関するトラブル

バーチャルオフィスの利用で、取引先からの信用がなくなるリスクがあります。利用しているバーチャルオフィスで過去に犯罪などがあった場合、そのようないわくつきの住所を利用しているとして取引先からの信用をなくし、最悪の場合は取引停止にまで至る可能性があるのです。

また創業時に日本政策金融公庫や信用金庫から融資を受けることがありますが、住所地での営業実態がないため、融資は受けにくくなります。特に地方銀行や信用金庫は地元の企業に融資するのが前提です。気軽に移転できるバーチャルオフィスだと、融資をしてもすぐに移転されてしまうイメージがあるため、融資に消極的になります。

接客に関するトラブル

最後に、接客に関するトラブルがあります。

バーチャルオフィスの中には住所以外に電話番号の貸し出しをしているところもあり、電話の取り次ぎをしてくれたり、商談用のスペースや会議室などを貸し出したりしているところもあります。大変便利なサービスなのですが、このサービスの中にトラブルの元が潜んでいます。

例えば、緊急の要件の際、お客さまの印象を悪くしてしまうケースが一例です。電話の取り次ぎをしてくれるのはバーチャルオフィスのスタッフですが、外部の人から見れば部屋を借りている企業の人間だと考えます。緊急の電話をすぐに取り次いで貰えないなど、取引先の方の印象を悪くしかねません。また貸し出し時の接客態度が悪ければ、お客さまや取引先の印象が悪くなってしまうでしょう。

このような事態を避けるには、契約の際に、電話取り次ぎや貸し出しの担当者がどのような接客をしているか確認するようにしてください。

バーチャルオフィスがおすすめな人の特徴

士業など業種によっては、制限のあるバーチャルオフィスですが、おすすめな人たちもいます。例えば、「低コストで好立地な住所を利用したい人」や「自宅の住所で登記をしたくない人」などが該当します。

以下で解説していきます。

低コストで好立地な住所を利用したい人

バーチャルオフィスに向いているのは、来客が少ない業種、自宅やその他の場所に仕事のスペースが確保できる人などで、具体的には動画配信者、ライバー、フリーのWebデザイナー、デザイナー、エンジニアなどが該当します。

バーチャルオフィスは、都内の一等地のビル内など、好立地な住所を低価格で利用できるのが大きなメリットです。

名刺やホームページなどには、バーチャルオフィスの住所が掲載できるため、都内の一等地に住所を掲載することで、顧客や取引先の信用を得ることに繋がる可能性があります。

そのような効果を狙いたい人にバーチャルオフィスはおすすめです。

自宅の住所で登記をしたくない人

自宅の住所で会社を設立すると、登記の際に自宅の住所を記載する必要があります。

登記は誰でも閲覧できるため、自宅の住所で登記をすることに抵抗のある方もいるでしょう。

また、自宅が賃貸住宅で事務所不可の物件に住んでいる場合は、自宅を登記すると賃貸借契約に違反する可能性があり、違約金の発生や退去を求められる恐れがあります。

このような人はバーチャルオフィスの利用がおすすめです。

まとめ

レンタルオフィス自体には特に違法性はなく、コスト削減や立地の良さなどメリットもたくさんあります。

しかし、レンタルオフィス業者によっては、さまざまなトラブルに巻き込まれる可能性もあり、信頼できるレンタルオフィス業者を選ぶことが大切です。

この記事で解説した、信頼できるレンタルオフィス業者を選ぶポイントを理解し、皆様のビジネスに役立ててください。