テレワークなどの需要が増え、レンタルオフィスの利用が急激に増えた昨今ですが、皆さんは利用の際にセキュリティについてどれほど意識していますか？レンタルオフィスはフロア丸ごと借りるだけでなく1人や数人で利用する場合もあり、その時には全くの他社の人が同じフロアにいることになります。
そのため、会社の機密情報やセンシティブ情報の取り扱いには一層注意しなければなりません。本記事では、レンタルオフィスのセキュリティについて詳しく解説していきます。
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レンタルオフィスでの仕事にセキュリティは重要
冒頭で記載した通り、レンタルオフィスの使用においてセキュリティ面で気を付けるべきことはたくさんあります。他社の人間が同じフロア内にいるわけですから、万が一パソコンを見られたり、プリンターから印刷した重要書類が紛れ込んだりしてしまうと大変です。
そのほか、気軽にパソコンをのぞき込まれるような座席の配置だと、落ち着いて仕事ができません。レンタルオフィス選びの際には、セキュリティ面でのチェックもしっかり行いましょう。
レンタルオフィスのセキュリティ面でチェックすべきこと10個
では、具体的にどのようなことに気を付ければいいのでしょうか。レンタルオフィスを選ぶ際にどのような点に気を付ければよいか紹介していきます。ホームページ上で分からない場合は内覧の際などに聞いてみたり、自分の目で確かめたりしてみましょう。
1.有人受付かどうか
レンタルオフィスによって、ビルの入口が有人受付の場合と無人受付の場合があります。ビルに入る際にセキュリティカードを通すといったシステムになっていることが多いですが、それでもやはり有人受付サービスがあるほうが、無関係の人や不審者の進入を防ぎやすくなるため安心です。
また、受付が有人であれば郵便物などを持ってきてくれるサービスが付随してくることも多く便利です。そういった意味でも、有人受付のレンタルオフィスを借りることを推奨します。
2.警備員はいるか
一般的なオフィスでもそうですが、警備員が配置されているかどうかもチェックポイントです。世の中には、情報を盗むためにわざわざレンタルオフィスなどに出向く悪い人もいるわけです。そういった人を寄せ付けないためにも、警備員が巡回してくれるレンタルオフィスをおすすめします。
3.入館システムはどうなっているか
レンタルオフィスの入館システムについても着目しましょう。入館する際には、多くの場合が会員専用のカードキーなどを使って入館します。期限が切れた人が入館したり、キセル乗車のように関係のない人が無理やり入ったりできないか、しっかり確認しましょう。
そもそも、入館の際に何もゲートを通らないようなところは、誰でも入れるためセキュリティ面でかなり心配です。入館ゲートなどのシステムについては、内覧時に自分の目でしっかり確認しましょう。
4.鍵付き個室はあるか
使い方によっては、個室を利用する人もいるでしょう。個室にしっかり鍵がかかるかどうかも確認が必要です。個室で仕事をしている際に、少しの間お手洗いに行くだけでも鍵を開けっぱなしにして、荷物を置いていくのは心配です。
少しの間でも誰が入り込むか分かりませんから、個室を利用する際にはきちんと鍵がついているかどうかを確認しましょう。
5.ビル自体がオートロック・警備会社に加入しているか
ビル自体はオートロックになっているか、警備会社に加入しているかという点も非常に重要です。オートロックになっていないとセキュリティカードなどの意味がありません。
また、警備会社に加入していないと万が一何かあった際に、監視カメラを確認するなどきちんとした対応を受けられません。こういった点は、パッと見ただけでは分からないため、内覧の際に直接聞いてみましょう。
6.鍵付きロッカーやキャビネットはあるか
オープンブースの場合でも、荷物をわざわざ毎日持ってこなくてもいいように、ロッカーの貸し出しサービスを行っているところもあります。また、個室の場合には、キャビネットが備え付けられていることもあります。そういったロッカーやキャビネットにはしっかりと鍵がかかるでしょうか。
できれば質素なタイプの鍵ではなくセキュリティに特化した、簡単にこじ開けられないような鍵がついていることが望ましいです。
7.プリンターにパスワード設定はできるか
業務上、印刷しなければならないときはレンタルオフィス内に置いてあるプリンターを使用することになります。プリンターを利用する際には、パスワード設定ができるようになっているものがおすすめです。
プリンターは他の企業の人も使用しますから、万が一印刷物が他の企業の人のものに紛れ込んでしまったら大変です。書類の印刷にはパスワードを設定し、プリンター側でパスワードを入力することで印刷できるというシステムを取り入れていると安心です。
中には、パスワードの設定で印刷するのではなく会員カードなどを利用し、その会員が指示した印刷物しか印刷できないような仕組みになっているところもあります。そういったシステムを取っているところであれば、印刷物の取り違えなども未然に防げます。
8.会議室の防音性はどうか
レンタルオフィスには会議室が用意されていることも多いです。会議室では、基本的に重要なことを話すでしょう。その会議室の防音性が低いと、自社の重要な情報が筒抜けになってしまいます。
誰が聞いているか分からないような怖い状況で、会議はできないでしょう。会議室を内覧する際、壁などをチェックし隣の会議室に響かないかなど確認してみましょう。
9.不要書類の廃棄方法はどうか
印刷後、不要になった業務上の書類の破棄についてはどのようなシステムになっているでしょうか。きちんとシュレッダーをかけ、廃棄後の書類を他の人に見られないようになっているでしょうか。
重要な内容だからといって、不要な書類をわざわざ家に持ち帰るのはかなり面倒です。持ち帰ったところでシュレッダーを持っている家庭も少ないでしょう。レンタルオフィスに適切なシュレッダーが置いてあることが理想です。
また、レンタルオフィスには、ゴミ処理サービスがついていることもあります。その際のゴミ処理についても、書類がもし置きっぱなしにされていたらどうしているのかなど、どのような基準で捨てているのか確認しておきましょう。
10.ネットワークのSSIDと暗号化キーは個別に用意されているか
ほとんどのレンタルオフィスは、無線でのLANでインターネットを使用しています。無料でインターネットの利用が可能ですが、そのセキュリティにも注意が必要です。一般的な話ですが、無線LANを利用するときには、個別のSSIDと暗号化キーがセットになって付与されます。
これがないと、その周辺にいる非会員の人なども簡単にアクセスできるようになってしまいます。きちんとネットワークのSSIDと暗号化キーが利用者ごとに付与されている場合であれば、使用できるのは利用者のみですしネット環境のセキュリティとしては安心です。
業務中は共有ネットワークを無効にしておく
パソコンの設定によりますが、場合によってはパソコンのファイルとプリンターの共有設定がON（有効）となっていることがあります。この設定になっている場合、同じ無線LANを使用している人同士でパソコンのファイルを共有できてしまいます。
つまり、同じ無線LANを利用している他企業の利用者が、自分のパソコンのファイルを参照できる状態なわけです。そうなると、企業にとって重要な資料や連絡事項が簡単に覗かれてしまうことになります。レンタルオフィスでパソコンを利用する際には、きちんと共有ネットワークの設定を確認し、OFF（無効）にするようにしましょう。
まとめ
レンタルオフィスは、便利な反面多くの知らない人とさまざまなものを共有します。オフィスにかかわるオープンブースのデスクから複合機や別途レンタルの個室や会議室まで、見知らぬ企業の人と共有するわけですから、そのセキュリティ面はしっかり確認しておく必要があります。
今回紹介したことを参考に、レンタルオフィス選びの際にはセキュリティ面もしっかり確認してみてください。
