レンタルオフィスを借りる予定の方は、郵便物・荷物の管理や転送方法についても知っておきたいのではないでしょうか。
郵便受けの有無や受付スタッフの有無によって、サービス内容は大きく変わります。
レンタルオフィス選びで失敗しないためにも、そもそもどのようなサービスが受けられるのか把握しておきたいところです。
ここでは、レンタルオフィスを借りる際に知っておきたい郵便物・荷物の管理や、受け取り方法、転送サービスについてお伝えしていきます。これからレンタルオフィスを借りる方は、ぜひ最後までお読みください。
目次
レンタルオフィスで郵便物・荷物を受け取れるのか？
ほとんどのレンタルオフィスでは郵便物・荷物を受け取ることができます。
なぜなら、レンタルオフィスはオフィス設備が備わっており、入居者ごとに郵便受けが備え付けられている場合がほとんどだからです。郵便受けがあれば、通常の郵便物から簡易書留、速達、レターパックなども受け取れます。
最近では暗証番号で開けるタイプの郵便受けが主流となっているため、プライバシーも心配いりません。
しかし、以下の例のように受け取りができない郵便物・荷物もあります。
- 現金書留
- 本人限定受取郵便物
- 食べ物などのクール便
- 大きさのある荷物（家具など）
それぞれのレンタルオフィスによって規定が異なりますので、事前に確認することをおすすめします。
受け取り方
個別の郵便受けが設置されているレンタルオフィスの場合、郵便物・荷物の受け取り方には、主に2つの方法があります。
- 郵便受けで直接受け取る方法
- 受け取り代行サービスを利用する方法
上記のうち、受け取り代行サービスを利用する方法では、受付が有人か無人かによって管理の仕方が大きく異なります。
郵便受けのみで受付が無人の場合、直接受け取りに行くしかありませんが、1人で営業からすべてを行っている場合は、難しい場合もあるかもしれません。
有人の場合は、職員が代理で受け取り、本人に通知、転送サービスを行ってくれます。
これらは有料のオプションサービスである場合が多く、直接受け取りに行くことができれば、転送費用はかからないでしょう。
転送設定はできるのか
レンタルオフィスでは、郵便物・荷物の転送設定が可能です。
安価なレンタルオフィスでは郵便受けのみの場合も多いため、一概にはいえませんが、不在時に届いた郵便物・荷物は、受付の職員が受け取り、たとえ海外にいたとしても転送してくれます。
転送費用は、送料と封筒代などの雑費および手数料です。
届いた荷物は順次転送するのではなく、急ぎでない限りは転送期間が決められています。多いものには週1回や月1回などがあります。
レンタルオフィスの転送設定は、オフィスにより大きく異なるため、事前の確認が不可欠です。
レンタルオフィスにおける郵便物・荷物の管理方法
レンタルオフィスにおける郵便物・荷物の管理については、レンタルオフィスの営業形態やグレードによって大きく差が出るところです。
ここではおおまかにハイグレードと割安に分けて、郵便物・荷物管理の傾向を説明します。
| ハイグレードレンタルオフィス |
|
| 割安レンタルオフィス |
|
このように、レンタルオフィスと一括りにいっても、郵便物・荷物の管理方法はさまざまです。
郵便物・荷物がどんな頻度で届く予定か、転送サービスの利用は必要か、など、判断材料を書き出して可視化し、希望に合ったレンタルオフィスを選ぶことをおすすめします。
レンタルオフィスの郵便物・荷物の管理のされ方
レンタルオフィスには、ハイグレードなサービスオフィスや複数でスペースをシェアするコワーキングスペースなど、いくつか種類があります。それぞれどのようなワークスペースになっているのか、郵便物・荷物はどのように管理されているのか、ご紹介します。
レンタルオフィスの場合
レンタルオフィスとは、自分専用の個室があり、その他に会議室や共有スペースを利用できるワークスペースのことをいいます。
賃貸オフィスを借りれば内装工事や家具の調達など、初期費用がかかりますが、最低限のオフィス設備が整ったレンタルオフィスであれば大幅に経費を抑えられます。
自分専用の個室があるため、PCや書類などを置いて帰ることができ、通常の賃貸オフィスと変わらぬ使い勝手です。
レンタルオフィスでは、法人登記や住所利用ができるので、個別に郵便受けが備えられている場合も多くあります。
郵便物・荷物の管理で事前に確認すべき点は、受付にスタッフが常駐しているかどうかです。
レンタルオフィスは利用料金やサービス内容に大きく差があり、受付対応をしているかどうかで郵便物・荷物の管理方法も変わってきます。
多いものでは有料のオプションで、不在時に届いた郵便物・荷物の受け取りから転送まで行ってくれるサービスがあります。
また、暗証番号付きの宅配ロッカーを備えている施設も多くなりました。
直接取りに行くことが難しい場合は、転送サービスがあるかどうか、事前に確認しましょう。
ハイグレードなサービスオフィスの場合
サービスオフィスとは、ビジネスに必要な家具や通信環境が整った賃貸オフィスの中に、セキュリティが確保された個室をいくつも備えたワークスペースのことです。
個室利用以外にも、会議室やラウンジなどの共有スペース、コンシェルジュサービスや事業支援なども受けられます。
レンタルオフィスと形態は似ていますが、サービスオフィスの方がハイグレードでラグジュアリー感のある内装が魅力です。
オフィス設備を一から整えるより安価で、充実したサービスを受けられます。事業規模の小さい個人事業主や、ベンチャー企業にはおすすめです。
一般的に、サービスオフィスでは、
- 受付対応
- 電話対応
- 郵便物・荷物の受け取り・保管対応
- 秘書代行
- テナント同士の交流会
- セミナー開催
などが提供されます。
郵便物・荷物の管理に関しては、サポートが手厚く、フロントでの荷物の受け取り・保管・転送などにきめ細かく対応します。管理が行き届いているといえるでしょう。
コワーキングスペースの場合
コワーキングスペースとは、作業用デスクや会議室、打ち合わせスペースを複数の会社や個人でシェアするワークスペースのことです。無料Wi-fiなどの通信環境があり、パソコンや固定電話、コピー機などのOA機器も備わっています。
設備を共有することで、経費削減できることはもちろん、さまざまな業種の人と交流できるため、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性も期待できる環境です。
コワーキングスペースで利用できるサービスには、
- 法人登記で使える住所の貸し出し
- 郵便物・荷物の受け取りや転送
- 電話の取り次ぎ
- セミナーや交流会などイベント開催
- 弁護士や税理士の紹介
などがあります。
多くのコワーキングスペースでは、法人登記・住所利用ができ、個別に郵便ポストの提供を行っています。
不在時に宅配便などが届いた場合は、受付スタッフが荷物の保管を行ってくれるので、再配達手配の心配もいりません。
ただし、一部、住所利用を認めていないところもあるため、確認は必要でしょう。
バーチャルオフィスで郵便物・荷物を受け取る方法とは
実際のワークスペースを持たないバーチャルオフィスでは、どのように郵便物・荷物を管理しているのでしょうか？
住所や電話番号など、事業を始める際に必要な情報のみを貸し出しているバーチャルオフィスにも、郵便物・荷物や宅配便は届きます。
ここでは、ワークスペースを持たないバーチャルオフィスの郵便物・荷物の管理についてご説明します。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、バーチャルの名のとおり、物理的なオフィススペースを持たない仮想オフィスのことをいいます。
法人登記や口座開設のための住所・電話番号を安く貸し出しています。
都心の一等地にある住所を借りることもでき、実際のスペースを借りるより圧倒的に経費を安く抑えられるだけでなく、会社のブランディングには大変有効です。
以下の例のように、バーチャルオフィスには多くのメリットがあります。
- 初期費用を抑えて法人登記できる
- 短期間で利用を開始できる
- 都心の一等地に住所を構えられる
- 自宅住所を公開せずに済む
- 固定電話やFAX番号を取得できる
このように、多くのバーチャルオフィスでは、固定電話やFAXの提供があり、郵便物・荷物の受付・転送サービスも行っています。
自宅などにすでに作業スペースがあり、自宅の住所を法人登記したくない方や、HPに載せることに抵抗がある方には最適なサービスです。
バーチャルオフィスで郵便物・荷物を受け取る方法
バーチャルオフィスで郵便物・荷物を受け取りたい場合は、それぞれのオフィスで行なわれている管理サービスを利用する必要があります。
バーチャルオフィスは住所を貸し出すサービスであるため、ほとんどのオフィスで郵便物・荷物の受け取り・転送サービスを行っています。
通常は、オフィススタッフが郵便物・荷物を受け取り、一時的に保管後、契約時に決められた転送期日ごとに所定の住所に転送してくれる仕組みです。
簡易書留や速達、レターパックなども、問題なく受け取ってくれます。
受け取りができない荷物については、不在票の写真で通知し、ご本人様に再配達の手配をしてもらうなどの対応が取られています。
転送費用やサービス内容はオフィスごとに異なりますが、バーチャルオフィスの場合は、直接受け取りに行くか転送してもらう必要があるため、急を要する郵便物・荷物が多い業種の方は注意が必要です。
東京の格安バーチャルオフィスはオフィスナビがおすすめ
東京周辺で格安のバーチャルオフィスをお探しの際は、オフィスナビがおすすめです。
オフィスナビは池袋と大塚の2つの住所を取り扱っていて、この3つの一等地住所を月額1,995円から手ごろに利用することができます。
またこの月額料金の中に、月4回以上の郵便転送や来客対応、また郵便物が届いた際には即連絡をもらえるサービスも含まれています。起業だけでなく、会社の支社やNPOなど、幅広い方におすすめのプランが組まれています。
詳細が気になる方は、ぜひ以下からサイトにて確認してみてください。
一等地のバーチャルオフィスはDMMバーチャルオフィスを利用しよう
DMMバーチャルオフィスは合同会社DMM.comが運営しているバーチャルオフィスサービスです。
「スマホにOffice！」をコンセプトに利便性の高い会員サイトを提供しています。
●DMMバーチャルオフィスの特長
１．物件はこだわりの駅近一等地！外見も洗練されたオフィスビルを提供
２．業界唯一、みずほ銀行、住信SBIネット銀行と提携！法人口座開設実績が多数！
３．安全性を考慮し、契約された方のみに貸出住所を公開
まとめ
レンタルオフィスを借りる際の郵便物・荷物の管理から、それぞれのワークスタイルについてご紹介しました。
働き方が多様化する中、ワークスペースでの郵便物・荷物管理も充実している傾向にあります。
しかし、契約時に確認を怠ると不便を強いられることもあるため、この記事で一般的なサービス内容を知り、レンタルオフィス選びに役立てていただきたいです。
