事業を展開するにあたり、必ず必要になるのが仕事をする場所。レンタルオフィスやシェアオフィスなど、さまざまなオフィスの種類がありますが、事業内容によって変えるべきなのか迷ってしまう方は少なくありません。そもそもレンタルオフィスとシェアオフィスに違いはあるのでしょうか。
今回はそれぞれの違いについて解説します。月額料金の比較やメリットについても触れているので、使用を検討している方は参考にしてみてください。
目次
レンタルオフィスとシェアオフィスの基本概要
ここではレンタルオフィスとシェアオフィスの基本概要について解説します。いずれも同じものと捉えがちですが、そもそも基本概要が異なりますので使用を考えている方は注意しましょう。
| メリット | デメリット | |
| レンタルオフィス |
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| シェアオフィス |
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レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、既に用意されている個室を月単位で借りる形式のことをいいます。デスクやチェア、キャビネットの他、インターネット回線を始めとした設備環境が整っているのが特徴です。
ただし、レンタルオフィスと一口にいっても料金体系や具体的な設備内容はさまざまです。そのため、サービス内容やプランをよく理解した上で使用を検討する必要があります。
また、多くのレンタルオフィスで法人登記や住所利用が可能です。つまり、毎月決まったレンタル料を滞りなく支払えば、その場所で会社を立ち上げることができます。
レンタルオフィスのメリット
レンタルオフィスの大きなメリットは、会社もしくは自分専用のスペースが使えることです。知らない会社の人が入ってくる心配がありません。荷物をそのまま置いて帰ることもできます。また、レンタルオフィスはレイアウトが完成しているため、自分で机を並べたり、棚を購入して設置したりという手間が省けるのも魅力です。
借りる際の制限が比較的緩いのも利点として挙げられます。もちろん、広さによって上限はありますが、1名からでも使える所もあります。
「士業」の開業時に役立つのも大きなメリットです。士業の他、有料職業紹介業や宅地建物取引業では、開業の際に専用のスペースを確保していることが条件となります。レンタルオフィスは自分の専用スペースとして認められているので、レンタルオフィスを使っての開業が可能です。
レンタルオフィスのデメリット
メリットがある一方でデメリットも存在します。そもそも貸す側にとってもビジネスであるため、利益を出さなければいけません。そのため、毎月のレンタル料が割高になる場合もあります。
また、オプション費用や共益費が別途請求されることもあるので注意が必要です。
借りる側としては改装が自由にできないのも難点と言えるでしょう。会議室や給湯室、トイレについては他の会社と共有になる場合もあります。そのためプライバシーが気になる方にとっては少々窮屈に感じるかもしれません。
シェアオフィスとは
シェアオフィスとは、英語で「Shared Office（シェアードオフィス）」のことをいいます。シェアとは「分ける」という意味があり、名前の通りひとつのオフィスを複数の企業や個人がシェアして使用します。レンタルオフィスのように、全部のスペースを独占することはできません。
大きな空間の一角に「A社」があり、隣に「B社」、その隣で個人事業主の「Cさん」が働くようなイメージです。
シェアオフィスのメリット
シェアオフィスは初期費用を大幅に削減できるのが大きなメリットです。通常の賃貸オフィスであれば、契約時に敷金や礼金、保証金が必要となります。その点、シェアオフィスなら敷金や礼金、保証金は一切不要です。必要なのは初回に発生する入会金と毎月のレンタル料のみとなります。デスクやチェア、コピーなども設置されているので、初期費用を抑えることが可能です。
また、他の企業が同じ空間にいることで他社とのコミュニケーションが図れるのもメリットといえるでしょう。そこから新たな仕事につながることもあります。
さらにコピー機や会議室、給湯室などは共有となりますが、これらにかかる電気代などのランニングコストを抑えられるのもシェアオフィスの大きなメリットです。
法人登記が可能なシェアオフィスもあり、立地の良い場所で登記を考えている方にもおすすめです。ビジネスの拠点になり、シェアオフィス内で宅配便も受け取れます。
シェアオフィスのデメリット
一方でシェアオフィスならではのデメリットもあります。シェアオフィスには他の企業や利用者が常に周りにいるので、騒音が気になって業務に集中できなくなる恐れがあります。
また、個人情報の取り扱いにも注意が必要です。パソコンデータをどう取り扱うか、契約書や機密情報の保管方法を厳重に行わないと、大事な情報が漏洩する危険が生じます。
さらにシェアオフィスだと住所利用や法人登記が利用できないことがデメリットです。ただし、プランによっては追加料金を払うことで使用できる場合もあるので、住所利用や登記を検討している方は確認してみましょう。
レンタルオフィスとシェアオフィスの比較ポイント
ここではレンタルオフィスとシェアオフィスの比較ポイントを詳しく解説します。この比較ポイントを抑えることでどちらが自社に合っているのか見極めやすくなります。
| 比較ポイント | レンタルオフィス | シェアオフィス |
| 料金体系 |
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| 共有スペースの利用方法 |
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| オフィス設備 |
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| 利用者の業態や業務内容 |
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料金体系の比較
まずは料金体系を比較しましょう。スペース全体を占有できるレンタルオフィス、他の企業や利用者と共同で使うシェアオフィスを比較すると、当然レンタルオフィスの方が相場は高くなります。また、料金は立地によっても変わってきます。
東京都内の相場を例に挙げていきましょう。レンタルオフィスの相場は月額10万円前後（共益費込）、シェアオフィスの相場は月額3万円前後です。初月は入会金や登録料も必要です。
レンタルオフィスとシェアオフィス共通で、月額利用料の他にオプション費用がかかります。例えば電話代行や郵便物の転送などは月額利用料には含まれていません。また、会議室の利用、コピーやFAX代も使った分だけの料金が請求されます。どんなオプションを付けるかによっても変わってくるので注意しましょう。
共有スペースの利用方法の違い
レンタルオフィスとシェアオフィスでは「共有スペース」の利用方法が異なります。レンタルオフィスは1つの空間を占有できるので、オフィス内に会議室や給湯室があれば自由に使えます。他の企業や利用者が使うこともなく、好きなときに好きなだけ使用可能です。
対してシェアオフィスは他社と1つのスペースを共有します。会議室や給湯室についても独占はできず、他の企業や利用者と譲り合いながら使わなければいけません。
オフィス設備の比較
レンタルオフィスもシェアオフィスもある程度の設備は十分に整っています。レンタルオフィスにある設備はもちろん使用可能です。一方で、複数の企業が出入りするシェアオフィスはコピー機が1台しかない場合、周りと譲り合って使う必要があります。電気や水道、ネットワーク回線などのインフラ設備についてもどういう取り決めになっているのか、事前にしっかりと確認しておきましょう。
他の設備面では会議室、文房具の消耗品などが挙げられます。また、郵便物の転送や住所の使用、電話応対といった庶務を代行してくれるかどうかも比較のポイントです。
設備が充実している所だと、フリードリンクやフリーフード、ラウンジスペースが備わっている場合もあります。ただし、設備が充実している分、利用料も割高になるため予算オーバーにならないようにしましょう。
利用者の業態や業務内容の違い
レンタルオフィスは専用スペースを確保でき、シェアオフィスは1つのスペースを企業や利用者でシェアして使います。そのため、どちらが優れているとは一概にはいえません。利用者の業態や業務内容によって異なるからです。
レンタルオフィスは税理士や会計士など「士業」の方におすすめです。士業は専用のスペースを確保していることが開業時の条件となります。レンタルオフィスは専用スペースを確保できますが、シェアオフィスでは専用のスペースを確保することはできません。士業系の方はレンタルオフィスに絞って探すのが得策です。
また、有料職業紹介業や宅地建物取引業などもレンタルオフィスのほうが適しています。機密情報や顧客情報を厳重に管理しなければならないため、個室のレンタルオフィスを検討してみましょう。
一方で個室の確保が必要でない業態や業務内容の場合は、レンタルオフィスにこだわる必要はありません。他の企業や利用者とコミュニケーションを図りながら新たな仕事の獲得につなげたい方は、シェアオフィスの方が向いています。
システムエンジニアやデザイナー、ライターのようなパソコンがあればどこでも仕事ができる方もシェアオフィスで不自由なく過ごせるでしょう。
レンタルオフィスとシェアオフィスの選び方
ここではレンタルオフィスとシェアオフィスの選び方について解説します。選ぶ際は何を基準にしたらいいのか迷っている方は参考にしてみてください。
自社のニーズに合った選択基準
まずは自社のニーズに合った選択基準を設定しましょう。十分なスペースが確保できているかは、全ての会社に共通する重要なポイントです。
広さに問題がなければ次は設備や備品の充実度をチェックしましょう。会議を頻繁に行うようなら会議室の有無、ホワイトボードやプロジェクター、マイクといった設備や備品が必要です。
利用頻度も選択基準の重要な要素です。毎日利用するなら立地の良さは見逃せません。レンタル料が安くても最寄駅から離れていれば、通うのが億劫になってしまいます。営業拠点として使いたい、自社の信頼性を高めるのが目的であればアクセスの良さもチェックしましょう。
セキュリティや防音性にも注意
設備やアクセス環境の他にも考慮すべき点はいくつかあります。中でも見落としがちなのがセキュリティや防音についてです。無線LANのセキュリティレベルは必ずチェックしましょう。粗悪なものだとPCが乗っ取られて情報が流出したという事態に発展することも。
また、防音性については借りる場所によって異なります。話し声が他の会社や利用者に筒抜けだと困る場合は注意が必要です。オンライン会議や電話の使用が多いなら、専用エリアが設けられている所をおすすめします。
個室のレンタルオフィスなら扉や壁を隔ててあるので安心ですが、中には壁が薄いと隣の声が聞こえて集中できないといったこともあります。平日昼間や夜間、休日など時間や曜日のパターンを変えて現地に足を運んでみるのが良いでしょう。
まとめ
今回はレンタルオフィスとシェアオフィスの具体的な違いについて解説しました。レンタルオフィスとは1つのスペースを占有できること、シェアオフィスとは1つのスペースを複数でシェアすることが大きな違いです。
立地や設備、オプションによって料金は異なります。そのため、使用を検討している場合はよく比較してから決めるのが大切です。本記事を参考にしながら、自社のニーズに合ったレンタルオフィスやシェアオフィスを探してみてください。
