皆さんはシェアオフィスというものをご存知でしょうか？ワークスペースに比べるとあまり馴染みのないものかもしれませんが、読んで字の如く「1つの大きなオフィスを分け合って使うこと」という意味です。
こちらの記事では、以下について具体的に説明していきます。
・シェアオフィスとは？
・シェアオフィスのメリットとデメリットって？
・シェアオフィスの借り方とシステム
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シェアオフィスとは
シェアオフィスは、一言でいうと「共有オフィス」を指します。一般的な会社の場合、1つの建物やフロアを1つの会社が使っています。しかし、シェアオフィスは1つの建物やフロアを、いくつもの会社や個人事業主が共有して使用しています。
1つの大きなオフィスやフロアを何人もの人や会社で”share”（共有）して利用する、ということからシェアオフィスという名前がつけられました。1つの家に複数人が住むシェアハウスの会社版、というイメージを浮かべればわかりやすいでしょう。
シェアオフィスはこんな人におすすめ
シェアオフィスは以下のような人や企業の利用におすすめです。
・規模が小さく、1つのオフィスを利用するほどではないという会社
・フリーランスの方や個人事業主の方
・事業を始めたばかりで、規模がまだ大きくないという人や会社
・様々な人が1つの空間を利用するということもあり昼休みなどに交流をして新しい刺激を求めている方
・オフィスの縮小を検討しているという方
・サテライトオフィスの導入を検討している会社
このように、会社の規模が小さい方や会社を起業したばかりの方、日々刺激が欲しいという方にはシェアオフィスはおすすめできるでしょう。
また、在宅勤務などの自由な業務スタイルが推進されている今、普段のオフィスに代わる、第二のオフィスとしてシェアオフィスを利用するのも一つの手段になります。
シェアオフィスのメリットとデメリット
それでは、具体的にシェアオフィスのどのようなところが良いところなのか、悪いところなのかをいくつか例を挙げていきましょう。
シェアオフィスのメリット
１．経費の削減
シェアオフィスでは通常のオフィスで掛かってくる水道光熱費のようなインフラ面の費用が掛からないというメリットがあります。
また、フロア単位でオフィスを借りることに比べると、必要な1カ月あたりの費用は大幅に少なくなります。そのため、大幅な資金の節約に繋げることが可能です。
２．必要な機材の準備が不要
例えば、準備が不要になる機材として以下のようなものが挙げられます。
・コピー機（トナー代なども含む）
・プロジェクター
・オフィスチェアやデスク
オフィスを利用するにあたって、様々なものが必要となることがあります。しかし、シェアオフィスを利用することで、既にあるものを使用することが可能なため、必要な機材の準備が不要となります。
また、細かな機材の購入の手間や、故障した際のサポート、消耗品の交換等も不要になるため、資金面だけでなく準備のための時間や作業時間の無駄を削減可能です。
３．住所を使用できる
シェアオフィスによっては、シェアオフィスの住所自体を会社の住所として用いることが可能です。都会の一等地にあるシェアオフィスを利用することで、会社自体のブランド力が上がり取引先からの信頼度の上昇も期待できるでしょう。
また、各種取引の拠点として使いやすいこともメリットとして挙げられます。
シェアオフィスのデメリット
一方で、同じスペースを様々な人と利用するからこそのデメリットもあります。
１．他社の人間と空間を共有する必要がある
シェアオフィスで起こる可能性のある対人トラブルについては、以下のようなものが考えられます。
・声や音がうるさい
・備品や部屋の利用時間などを守らない
・共有スペースの利用方法が芳しくない
他社の不特定人間と同じ空間を使うというシステムのため、様々なトラブルが起こる可能性があります。
通常の形式のオフィスであれば、1つの会社しか存在しないため注意喚起や社内レベルでのルール作成、適用を簡単に行えます。しかし、シェアオフィス形式だと上記のような独自のルールの作成や適用は難しいです。
上記のようなトラブルを回避するためにも、シェアオフィスのルールに従う、もしルールが存在しないのであれば、利用者で納得いくルールを作成し、賃貸側にお願いして利用者への理解を促してもらうなど工夫が必要です。
２．私物や情報の管理に注意が必要
シェアオフィスは様々な人間が共同で利用するスペースになっています。そのため、情報漏洩のリスクを避けるため、以下のようなことに注意をして利用する必要があります。
・私物が盗難に遭わないように、貴重品は携帯する
・情報漏洩を防止するためにPCのパスワードを設定する
上記のように様々なリスクもあるため、私物以外にも、ものの管理などについては一層の注意が必要となるでしょう。
シェアオフィスの借り方やシステムについて
それでは、シェアオフィスはどのように借りればよいのか、またどのようなシステムで借りられるのかを説明していきましょう。
シェアオフィスの借り方
シェアオフィスを借りるまでの流れは、以下のような形になります。
１．契約したいシェアオフィスを決定、必要に応じて見学
２．書類の準備
３．入居が可能か審査
４．審査結果で問題なければ契約成立、入居
基本的に見学の際に、どのような設備があるのかといったことや、シェアオフィス自体の雰囲気を確認しておくことが大事になってきます。
また、審査の際には登記簿謄本や身分証明書などの書類が必要となってくるため、しっかりと準備しておくようにしましょう。
お部屋の形式やサービス
シェアオフィスには以下の2種類があります。
・個室型
・仕切りなし(半個室タイプ含む)
個室型は、部屋単位で区切られた空間を賃借し、共有スペースをシェアするタイプになります。
なお、個室の区切られ方はシェアオフィスによるので見学やサイトなどで確認しておくとよいでしょう。仕切りなしの形式と比べると、値段は高くなりますがセキュリティ面の安全性が高く、よその音は気になりにくいという点がメリットでしょう。
一方で、仕切りなし形式は、パーテーションなどで区切られた席を利用する半個室型タイプと、完全に自由に席や机を利用するタイプの2種類です。仕切りなし形式のメリットとしては、個室型と比べると価格が安く、他の会社の人間とのコミュニケーションの機会を設けやすいということでしょう。
また、シェアオフィスによって受けられるサービスが異なっています。提供されているサービスの一例として、以下のようなものが挙げられます。
・貸し会議室
・受付代行
・各種備品貸し出し・住所の利用・給茶機のような飲み物のサービス
上記以外にも受けられるサービスは様々です。どのようなサービスが提供されているか、しっかりと確認しておくようにしましょう。
まとめ
・シェアオフィスとは、1つのフロアをいくつもの会社の人同士で共有して使う形式のオフィスである
・資金面での節約が可能なため、個人事業主や起業したての会社の人におすすめである
・契約の際には受けられるサービスや個室タイプか仕切りなしタイプなのか、自分に合った場所かを検討した上で契約を行う必要がある
このことから、シェアオフィスは新しくスタートを切る会社やこれから幅広い働き方を導入していく必要がある会社にとって、有用なものといえるでしょう。
もしもこちらの記事を読んで興味をお持ちになった方は、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか？
