仕事は、時代の変化に合わせて大きく姿を変えています。会社に属するだけではなく、自ら法人を設立したり、個人事業主として働いたりと態様は多種多様です。起業家の中には、仕事の拠点が見つからなくて困っている方もいるのではないでしょうか。当該悩みを解決してくれるサービスがレンタルオフィスです。レンタルオフィスの具体的な中身を徹底的に解説します。
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レンタルオフィスとは何か？
レンタルオフィスとは、仕事場を提供する貸し出しサービスです。専用のスペースやデスク及び椅子、Wi-Fi設備、コピー機等の仕事道具が揃っていればレンタルオフィスに該当します。
レンタルオフィスはフリーランスやベンチャー企業の従業員が主に使用しています。完全な個室を使うこともできれば、複数名で利用して会議の場にするのも可能です。
レンタルオフィスを最初に開設したのは、1978年にオーストラリアで起業していたアルフ・モーフォレッジでした。彼が開設したオフィスの名前は、「サーブコープ」です。そこから1990年代にかけて日本にもレンタルオフィスが進出します。
レンタルオフィスの特徴3つ
レンタルオフィスは優れた環境を提供して、多くのワーカーのサポートをしています。では、具体的にどのような特徴を持っているのでしょうか。レンタルオフィスならではの特徴を3点紹介します。
1.オフィスの設備が整っている
レンタルオフィスの最大の特徴は、設備が用意周到なところです。1部屋を借りるだけでも、充実した設備を使って仕事に着手できます。デスクや椅子のみならず、Wi-Fi設備や光回線が施されていて常にインターネットを使えます。特に各自仕事で使う資料さえ持って来れば簡単に作業できるのが強みです。WEB関連の仕事がメインな方は、レンタルオフィスとの相性も良いでしょう。
加えて、プリンターやスキャナーといったツールも利用できるようになっています。パソコンでまとめた資料をそのまま出力できるので、仕事の始めから終わりまで全てレンタルオフィスで行えます。事務作業には適したスペースです。借りられる道具を確認し、自身の仕事に生かしていきましょう。
2.完全な個室を使える
レンタルオフィスは共有スペースもありますが、完全な個室も自由に使えます。フリーランスの方であれば、自宅やカフェが一般的な仕事場になるでしょう。しかし、自宅にはテレビやベッドなどの誘惑が多いです。集中できないからといってカフェに行けば、他の利用客に気を遣わなければなりません。
そこでレンタルオフィスを借りれば、誰の邪魔にもならずに自分のペースで仕事ができます。業務の中には、オンライン通話を使ってやり取りする方もいるはずです。大事な話し合いをする上では、Wi-Fi環境の整った完全個室の部屋が必要不可欠になります。また、見た目は通常のオフィス同然なので、仕事に対する集中力の向上にも繋がるかもしれません。モチベーション維持のためにも、レンタルオフィスは最適な環境だといえます。
3.法人登記や住所登録もできる
多くのレンタルオフィスでは法人登記や住所登録も可能です。要するに、オフィスを借りるだけで立派な事業所として認められます。
法人登記は会社を設立する際に必要となる手続きです。法人登記を終わらせて初めて会社としての活動が始められます。もっと掘り下げれば、法人登記は会社を作る上で絶対条件です。登記が無ければ会社として機能しません。
とはいえ、土地と建物を確保できずに悩んでいる経営者も少なくないでしょう。その方の助けとなるのがレンタルオフィスです。ひとまずレンタルオフィスを法人登記に用いれば、自身の会社が設立できます。
一方で、個人事業主の場合は開業する際に住所登録を行います。仕事の拠点となる住所の登録を済ませれば、顧客も安心して取引ができるからです。自宅の住所も登録可能ですが、プライバシーや信用面の観点から避けたいと感じる方もいるでしょう。レンタルオフィスで住所登録をすれば、顧客から信頼を得られてプライバシーも守れます。個人事業主の方は、レンタルオフィスの住所登録の利用を検討してみましょう。
レンタルオフィスを利用するメリット
ここまでレンタルオフィスの特徴を紹介しましたが、通常の契約でオフィスを構えるのと何が異なるのか、疑問に思った方もいるのではないでしょうか。環境次第では、寧ろレンタルオフィスに頼った方がいいケースもあります。当該サービスだからこそ得られるメリットについて2つ紹介します。
入居段階でビジネスが開始できる
レンタルオフィスのメリットは、賃貸借契約をしてすぐに業務へ取り掛かれることです。一見、レンタルオフィス独自のメリットなのかと思うかもしれませんが、通常は仕事場と同時に各種道具を揃えないといけません。パソコンやコピー機を揃えたとしても、今度はセッティングの作業が待っています。どう頑張っても、オフィス探しから全ての整備をするには1カ月程の時間がかかるのです。
レンタルオフィスを契約すれば、仕事に使う殆どの道具は既に備えられています。わざわざ自分で用意したり、セッティングしたりする必要もありません。早い人ならオフィスに入居したその日のうちに仕事ができます。1日でも早く業務に取り掛かり、利益を上げたいと考える方も多いはずです。クライアントの関係上、業務を滞らせたくない方もいるでしょう。
今後の仕事にも当然スピード性が求められます。まずは、仕事に着手して少しでも多くの業務をこなしながら本拠地の準備を進める方法もあります。レンタルオフィスを提供する企業は、早く決断したい方に最適な環境を届けるよう取り組んでいるのです。
初期費用等のコストを抑えられる
加えて、レンタルオフィスは初期費用を抑えられる点でも優秀です。抑えられる費用を考えると大きく2種類あります。1つ目は、仕事に使うツールです。何度も説明している通り、レンタルオフィスはパソコンやコピー機、デスク等といった仕事に使うツールが既に備えられています。通常、これらを全て集めるとなると簡単に6桁台の値段になるでしょう。既にある程度仕事が捗っているならまだしも、始めたての方にとっては手痛い出費です。
節約できる費用の2つ目として、内装工事に関する出費が挙げられます。専用オフィスを借りるとなると、インターネット回線を設けたり、機材の配線を整えたりしなければなりません。内装工事にかかる費用は、高い場合は100万円にも達するといわれています。ツールを揃えるのみならず、仕事できる環境を整備するとなると出費はどんどん跳ね上がります。
中には、借金をして初期費用を用意する方もいるでしょう。事業が上手く進むかどうかが不安な方にとって、初期費用は悩みの種になり得ます。節約しつつ事業に取り掛かりたい方は、レンタルオフィスを選択する手段も考えるべきです。
レンタルオフィスが引き起こすデメリット
レンタルオフィスは、初期費用を抑えて早い段階で仕事に取り掛かりたい方にはおすすめのサービスだと説明しました。他方で、当該サービスにはメリットだけではなく、デメリットも存在します。レンタルオフィスの契約によるデメリットとして、一体何が考えられるでしょうか。同じく2つ取り上げます。
リフォームが基本的にできない
デメリットの1つとして考えられるのが、リフォームが不可能な点です。自らが専用のオフィスを作るのであれば、内装はある程度自由に決められます。
しかし、レンタルオフィスは基本的に提供している企業の所有物です。勝手に内装を変えることはできません。また、所有者に相談したとしてもリフォームに応じない企業も当然あります。
リフォームできない環境で仕事をすると、変化に対応できなくなる不安が出てきます。例えば、仕事をスムーズに進められる機材を導入したとしても、配線の関係上レンタルオフィスでは設置できないかもしれません。
そうなると、事業を進めていく上で思わぬ足止めを食らう可能性も否めないです。年間契約を結ぶなど、長くレンタルオフィスを使いたいと考えている方は特に注意しましょう。ただ、レンタルオフィスを提供している企業によっては、リフォームを許してくれるところもあります。まずは、事業者に相談して確認することが大切です。
オプション次第では料金が割高になる可能性もある
レンタルオフィスの長所として、初期費用が安く済む点が挙げられました。しかし、オプション設定を加え続けると料金が割高になる危険性も孕んでいます。確かに、レンタルオフィスの家賃自体は場所にもよるものの全体的に高くはないです。
他方で、賃貸借契約を結ぶ際にオプションもいろいろ紹介されます。言われるがままにオプションを付け加えていったら、月の支払額がいつの間にか跳ね上がるケースも起こります。
オプションを細かく見ていきながら、しっかりと取捨選択しておくのが重要です。例えば、レンタルオフィスの会議室を使う場合は、ホワイトボードやプロジェクターが必要な方もいるでしょう。
どの施設も会議用に使う道具の貸し出しをしていますが、いずれも借りるのにオプション料金が発生します。当たり前ですが、全て借りれば費用は積み重なっていきます。自分たちで用意できるものは用意し、1つ1つ計算しながら対応するのがレンタルオフィスを上手に扱うコツです。
バーチャルオフィスやコワーキングスペースとの相違点
レンタルオフィスは、フリーで仕事したい方からすれば画期的な存在です。ただし、実はレンタルオフィスに類似したサービスが2つあります。バーチャルオフィスとコワーキングスペースです。全てワーカーの仕事を支える存在ですが、内容は大きく異なります。レンタルオフィスとバーチャルオフィス及びコワーキングスペースの違いを解説しましょう。
バーチャルオフィスとの違い
レンタルオフィスとバーチャルオフィスの決定的な違いが、建物の有無です。バーチャルオフィスとは、あくまで住所を借りるサービスなので部屋が用意されていません。自宅で仕事をしている方が、個人情報を明かしたくない場合に住所をレンタルします。
レンタルオフィスのように個室で作業することはできませんが、配達物の受け取りやFAXの受信には対応しています。簡単に作業できる個室を借りたいかどうかで、レンタルオフィスとバーチャルオフィスのどちらかを選ぶのが基本です。
コワーキングスペースとの違い
コワーキングスペースとの違いは、完全な個室が設けられているか否かです。コワーキングスペースは、複数の利用者が混ざって仕事場を使います。会議室を用意している企業もあるので、チームとして借りるのも1つの方法です。
また、職種関係なく様々な方が共有するので、思わぬ繋がりが生まれやすいのもコワーキングスペースの特徴となっています。1人で黙々と作業を進めたい方はレンタルオフィスを、他の業種の方と連絡を取り合う機会も併せて作りたい方はコワーキングスペースを借りるといいでしょう。
まとめ
レンタルオフィスは、初期費用を抑えて1日でも早く仕事を進めたい方におすすめのサービスです。バーチャルオフィスやコワーキングスペースとは違い、1人で集中して仕事できるスペースを確保できます。
確かに、レンタルオフィスはリフォームやオプション料金を含めた出費が厳しくなるかもしれません。このようなデメリットを考慮した上でも、設備が充実していて法人登記も可能なレンタル施設は画期的なサービスには変わりないです。レンタルオフィスを上手く生かして、様々な働き方を試していきましょう。
