フリーランスや起業する人にとって、レンタルオフィスを借りて仕事をすることが増えてきました。レンタルオフィスの利用はとても便利で快適な反面、どのように経理処理をすればいいのか不明な点が多いという方もいるのではないでしょうか。
本記事では、レンタルオフィスを利用している人の経費について詳しく解説していきます。
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レンタルオフィスとは
そもそもレンタルオフィスとは、オフィスそのものをレンタルするサービスのことをいいます。テナントを借りて自分で内装などを施して開業するのとは異なり、レンタルオフィスの場合、オフィスとして機能するのに必要な設備はほとんど最初から揃っている特徴があります。
事務机や椅子、複合機、Wi-Fi環境などのインフラ面まで揃っていることが多く、契約したその日からパソコン1台あれば仕事を始められるという手軽さがあります。レンタルオフィスというのは、従業員の人数に応じた広さのエリアをオフィスとして借りるサービスのことですが、広義では大勢で1つのオフィスをシェアする「シェアオフィス」や「コワーキングオフィス」なども含めて呼ぶことがあります。
「仕事をする場をレンタルする」という点ではどれも同じサービスですが、一般的に「シェアオフィス」や「コワーキングオフィス」は完全に他の企業の人と同じオフィスを共有します。それに対し、レンタルオフィスは人数によってはフロアをまるまる借りたり、壁やパーテーションで他社とは完全に切り離されたオフィスを用意してもらえたりすることが多い傾向にあります。
レンタルオフィスでコスト削減ができる理由
最近では、起業する際などにレンタルオフィスを利用することでコストを削減できると話題になっています。どういった点がレンタルオフィスの利用がコスト削減につながるのか、まずは基本的なところから解説します。
初期費用が抑えられる
既に解説した通り、レンタルオフィスの場合はオフィスに必要なものはほとんど揃った状態でレンタルできます。従来のような起業の方法であれば、まずはテナント探しから始まり、テナントを借りた後は内装工事、事務机や事務用品の購入・ネット環境などのインフラ設備などすべて自分で契約し準備しなければなりません。
レンタルオフィスの場合はこれらのものはレンタルする時点ですべて揃っているため、自分で用意する必要がなく、その分初期費用を抑えられるのです。
必要な人数分だけの料金で運営できる
起業してテナントを借りる場合、自分が思っている広さのテナントが希望の場所に都合よく空いているとは限りません。そのため、場合によっては「狭い」「広すぎる」と感じたり立地が悪いテナントで妥協したりすることもあるでしょう。
レンタルオフィスの場合、そのオフィス内で必要な従業員の人数の分だけスペースを借りられます。そのため、オフィススペースに無駄がなく、必要最低限のコストで済むというメリットがあります。
立地のいい場所を安く借りられる
多くのレンタルオフィスの場合、駅チカだったり都心の一等地のビルに入っていたりします。そのため住所としてはかなり見栄えのいいものになるでしょう。一般的に、同じような立地条件のテナントを借りようと思うと、レンタルオフィスを利用するのに比べて月額はかなり上がります。
こういった点でも、レンタルオフィスの利用は「安く立地条件のいい契約ができる」というメリットがあります。
レンタルオフィスの月額利用料は経費になる？
フリーランスとして仕事をしている人などは、レンタルオフィスの月額利用料が経費になるのか気になるのではないでしょうか。結論からいうと経費になります。考え方としてはテナントと同じように「仕事をするために必要な場所を確保するための費用」ですから、当然経費として問題ありません。
また、起業した人がレンタルオフィスを利用することで業務ができているということであれば、それは当然会社の経費となります。そのため、レンタルオフィスの月額利用料を支払った際の領収書については必ず保管しておくようにしましょう。
レンタルオフィスの月額利用料の勘定科目は？
レンタルオフィスの月額利用料の勘定科目は、「賃借料」とすることが一般的です。先に解説した「シェアオフィス」や「コワーキングオフィス」、そのほか「レンタルオフィス」であっても「賃借料」を使用します。
ただし、「完全に個室で自社の従業員しか存在しないオフィスであること、かつオプションサービスを利用していない」場合は、「地代家賃」として認められるケースもあります。「地代家賃」として認められるには、「借地借家法が当てはまる建物賃貸借契約であること」が必要です。
どちらになるかは、利用実態に合わせて決めていいのですが、起業して初めの頃はレンタルオフィスのワンフロアをまるまる借りるといったことはなく、「大勢の人と空間を一緒に利用する」ケースが多いため、ほとんどが「賃借料」になるでしょう。
レンタルオフィスに関する費用感が掴めた方は、ぜひ一度その費用感に合う物件を探してみてください。
レンタルオフィスの月額利用料以外の費用は経費になる？
レンタルオフィスを利用する場合には、レンタルオフィスの月額利用料以外にもお金がかかります。それらの費用も、基本的に「業務を遂行するために必要な費用」であれば経費として問題ありません。
一般的に、レンタルオフィスを利用する際に必要となる費用の中で、経費となるものを紹介しますのでぜひ参考にしてください。
オプション費用
レンタルオフィスを利用する場合、多くのシーンでオプション費用を何かしら払っているでしょう。例えば、複合機での印刷や、場所によっては会議室の利用に追加のオプション費用がかかります。
こういった費用についても、経費として落とすことが可能です。複合機での印刷にかかる費用の勘定科目は「事務用品費」、会議室の利用にかかる費用については「会議費」とするのが妥当でしょう。
通勤費
レンタルオフィスに向かうために電車やバスに乗る場合、その通勤にかかる費用も経費にすることが可能です。その場合は「通勤交通費」とするのが一般的です。大体の場合は家から徒歩圏内ではなく、電車などで通勤することが多いと考えられるため、きちんと定期代などの領収書を残しておくことが大切です。
ドロップインの費用
レンタルオフィスを月額契約する前に、「本当にここでいいか」を確認するためにも、まずはドロップインを利用することもあるでしょう。それは、利用するレンタルオフィスを決めるにあたってとても賢い選択だと思います。
その分、ドロップインの費用がかかるわけですが、それについては「雑費」または「会議費」として経費で落とせます。多くの場合「雑費」は突発的に必要になった費用に使われる勘定科目であり、月に2回以上定期的にかかるような費用についてはあまりふさわしくありません。ドロップインで月に複数回、一定のペースで使用したという場合には「会議費」として経費にすることが妥当だといえます。
正しく確定申告をすると節税にもつながる
起業をしたばかりの頃などは、何を経費としていいのか分かりづらいことも多いと思います。ただ、紹介してきたように本来経費とするべきものを経費にせずにしていると、確定申告の際に、内容が実態と異なることになります。
経費とするべきものを経費にすることは決して悪いことではありません。きちんと正しい内容で確定申告をし、経費にするべきものは経費とすることで節税対策にもなります。これからレンタルオフィスを利用して起業を考えている方は覚えておきましょう。
確定申告が間違えていたらどうしたらいい？
初めての確定申告の場合や、レンタルオフィスを利用してから初めて確定申告する場合、「間違えていたらどうしよう」という不安があると思います。勘定科目なども、極端にいうとその人の使い方によって変わりますし明確な答えはありません。そのため、確定申告に苦手意識を持っている人も多いでしょう。
ですが、心配することはありません。もし確定申告の内容が間違っており、その指摘が入ったとしても、その説明を聞き納得の上で書き直せばそれで済む話です。意外に親切に教えてくれますので、自信がない方は帳簿や領収書などをまとめて税務署に持参し、事前に相談にのってもらうのもいいでしょう。
まとめ
新型コロナウィルスの影響でますます需要が高まってきたレンタルオフィス。紹介してきた通り、その利用にかかる多くの費用が「経費」とすることが可能です。きちんと経費とすることで正しい確定申告ができます。
今回紹介したことを参考にしつつ、「経費としていいのか」迷ったら「その費用は業務を遂行するにあたって必要な費用か」を考えてみましょう。
