レンタルオフィスを使って仕事をしているフリーランスや個人事業主の中には、確定申告の際にレンタルオフィスの賃料をどの勘定科目に仕訳すればいいのか悩む人も多いでしょう。
レンタルオフィスを利用する場合、月額料金だけでなくその他こまごまとした支払いもあります。本記事では、レンタルオフィスの利用にかかる費用をどの勘定科目に仕訳するべきかを解説していきます。
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勘定科目について知っておこう
個人事業主やフリーランスとして働く人が確定申告する際に、必ず知っておかなければならないのが「勘定科目」です。いざ確定申告をするというときに困らないよう、あらかじめ理解しておきましょう。
勘定科目とはなにか
そもそも勘定科目とは、帳簿などに記載するお金の性質を表した「見出し」のことです。会社のお金の流れを書いていく際に、この勘定科目を設定して記入しておくことで、そのお金がどのように入ってきたお金なのか、もしくはどのように出ていったお金なのかを理解しやすくなります。
勘定科目はただの「見出し」なので、極端にいってしまえば自由な設定が可能です。ただ、帳簿は確定申告以外にも債権者や取引先などに見せる機会があります。その際に、帳簿をすんなりと読み取ってもらえるよう、一般的に定められた勘定科目の分類を使って記入していくことをおすすめします。
勘定科目の主な分類
勘定科目は、ざっくりいうと以下の5つに分類されます。
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項目 |
具体的な内容 |
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資産 |
現金・預金や土地・権利 など |
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負債 |
借入金 など |
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純資産 |
資本金 など |
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収益 |
事業による売り上げ など |
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費用 |
外注費や光熱費・通信費 など |
帳簿を記入するときには、基本的にこの「項目」を使って分類し何のお金かを管理します。レンタルオフィスの利用料も当然、その事業をするにあたって必要なお金ですので、この項目の適切な分類に設定し帳簿に記入する必要があります。
レンタルオフィスは「賃借料」が一般的
レンタルオフィスにかかる費用については、勘定科目の大きな分類としては「費用」です。テナントを借りる際などと同様なので、そこまでは理解できている人が多いでしょう。ただし「費用」の中でどのように設定すればいいのかが分からない方が多いのではないでしょうか。詳しく解説していきます。
基本的には「賃借料」
レンタルオフィスの利用にかかる費用については、基本的に「賃借料」とするのが妥当です。考え方として、車のリース代などが「賃借料」として一般的に定まっているように、レンタルオフィスについても大勢で共用する空間を利用する料金として「賃借料」が妥当といえます。
レンタルオフィスの利用料金が「賃借料」が適切である理由としては、レンタルオフィスはただ単に空間のレンタルではなく、さまざまなオプションサービスがついているということも挙げられます。
オフィスのテナントなどは「地代家賃」として設定されるため「レンタルオフィスの費用も地代家賃では？」と疑問に思う人もいるでしょう。大前提として「地代家賃」とする場合には「借地借家法が当てはまる建物賃貸借契約であること」が求められます。
レンタルオフィスを利用している多くの場合は、これに当てはまらず大勢の人と一緒に空間を利用していたり、オプションを利用していたりするでしょう。そのため、「地代家賃」ではなく「賃借料」と設定するのが妥当というわけです。
「地代家賃」として認められるケースもある
レンタルオフィスの利用にかかる費用は「基本的には賃借料」といいましたが、一部「地代家賃に分類される場合」もあります。
それは「完全個室を利用し、かつ一切のオプションサービスを利用していない」場合です。
このように、テナントのオフィスに準ずる使い方をしている場合には「地代家賃」として認められるケースもあります。
レンタルオフィスの付帯設備の勘定科目は？
レンタルオフィスを借りている際、別途利用料を払って会議室を利用する場合があるでしょう。その場合は、費用として「会議費」として大丈夫です。ホワイトボードやテレビ電話などをレンタルした場合には、それらのレンタル代も「会議費」として記帳しましょう。
また、レンタルオフィスの場合はプリンターの利用は無料でも、印刷するごとにお金がかかることがほとんどです。その費用は「事務用品費」としましょう。ただし、商品のチラシ作成やセミナーのパンフレット作成など、大量に印刷した場合には分かりやすく「広告宣伝費」としても大丈夫です。
レンタルオフィスにかかる諸費用の勘定科目例
では、ここからはレンタルオフィスにかかる諸費用の勘定科目例をまとめて紹介します。フリーランスになって1年目など、初めて帳簿をつける方は迷うことが多い項目を中心に紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
入会金…「諸会費」
基本的にレンタルオフィスを利用する場合、入会金を支払っていると思います。その場合は「諸会費」とするのが妥当です。キャンペーン利用などで支払っていない場合は不要です。
事務手数料…「支払手数料」
入会金とは別に、事務手数料も入会時に支払うケースが多いでしょう。これも、キャンペーンなどで無料だった場合は記帳しなくていいのですが、支払っている場合は「支払手数料」として帳簿をつけましょう。
月額契約の場合の月額利用料…「賃借料」または「地代家賃」
月額利用料については、先で詳しく解説したとおり基本的には「賃借料」で大丈夫です。ただし、個室の利用のみ（オプション契約など一切なし）という場合に限っては「地代家賃」として認められるケースもあります。
ドロップインの利用料…「雑費」または「会議費」
事業を始めたばかりのときは、月単位で申し込みをせずドロップインで利用する場合もあるでしょう。この場合の利用料は「雑費」とするか、もしくは「会議費」とするのが妥当です。ただし「雑費」という項目があまりにも多いと、何の費用か分かりにくくなることもあるため、「会議費」としておく方が後々分かりやすいでしょう。
確定申告の際には「必要経費」にできる？
多くの人が気になるのは、レンタルオフィスを利用する場合の諸費用を「必要経費」にできるかということでしょう。結論からいうと、必要経費にして大丈夫です。
レンタルオフィスは仕事をするのに必要な場所ですから、当然ですが「必要経費」とすることができます。自宅でフリーランスをしている人などは、家賃を按分する場合がほとんどです。そういった手間を考えると、レンタルオフィスを利用し「仕事をする場所専用」を別に確保することで、経理が楽になるというのはメリットといえます。
仕訳が間違っていた場合どうすればいい？
帳簿上、今回紹介したように勘定科目で仕訳をするのは「どのお金が何をするのに使ったものか」を後から見ても明確に理解できるようにするためです。万が一、確定申告の際に仕訳が間違っていたことが判明しても税務上は問題ありません。
税務署の方のアドバイスを聞きながら訂正すれば大丈夫です。正直なところ、勘定科目の仕訳の仕方はあいまいなところが多く、会計事務所に相談しても事務所によって回答が違うこともよくあります。初めは戸惑うかもしれませんが、万が一間違っていても問題はありません。大切なのはつけ忘れないことです。
また、勘定科目の仕訳については色々と細分化して書きすぎると、後々余計に分かりづらくなることもあります。一度決めた勘定科目の仕訳は、後々違う書き方をしないようにしっかり管理するのがおすすめです。
例えばですが、同じ会議でも「セミナー準備」と「会議」とそれぞれ分けて記帳してしまうと、経理上その2つにどのような違いがあるのかが分からなくなってしまいます。経理上同じ性質の場合どちらも同じ「会議費」でいいのです。
まとめ
経理をするにあたって、そもそも「この出費はどの勘定科目に当てはめればいいのか？」と悩むことは多いものです。レンタルオフィスという比較的新しいサービスであれば、なおさら難しく感じることでしょう。
ですが、きちんと整理して考えればそれぞれの根拠をもとに適した勘定科目に当てはめられます。あまり難しく考えすぎず今回紹介したことを参考にして記帳してみましょう。
秋田市の税理士 坂根崇真さんのサイトを参考にさせていただきました。
