テレワーク・在宅ワーク等多様な働き方が当たり前になりつつある昨今では、「レンタルオフィス」も注目を浴びています。従来では起業する際にはテナントを借り、内装や事務用品の調達なども起業する本人がしていました。
そのような手間を一切省けるのがレンタルオフィスです。本記事では、レンタルオフィスを利用するメリット・デメリットについて詳しく解説していきます。
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レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、その名の通り「レンタルできるオフィス」のことです。通常、起業するとなるとテナントを借り自身の思うオフィスのとおりに内装を変え、事務机などを用意するイメージが強いでしょう。レンタルオフィスの場合は最初から必要な事務用品は全て揃っており、完成したオフィスをレンタルすることができます。
広義では、コワーキングオフィスやシェアオフィスなど他の企業と共用するタイプのものなども「レンタルオフィス」と呼ばれています。いずれにせよ、一番の大きな特徴は「自分でオフィスを用意しなくていい」「完成したオフィスをレンタルできる」という点です。
その手軽さやこれから紹介するメリットの大きさにより、レンタルオフィスを利用する人が急増しています。
レンタルオフィスのメリット5つ
レンタルオフィスのメリットは、大きく分けて以下の5つがあります。
1.初期費用を抑えられる
一番はやはり「初期費用を大幅に抑えられる」ということでしょう。既に解説した通り、レンタルオフィスは「完成したオフィスをレンタルできる」サービスです。通常、テナントを借りたらまずは自分で内装を施し、事務机や椅子、コピー機などの事務用品や、ネット環境・電話回線などのインフラ設備も整えなければいけません。
レンタルオフィスの場合、それらは全て準備されている上に、デザインもおしゃれなところやラグジュアリーなところなどさまざまです。自分で用意することなく、自分の企業イメージに合うオフィスを借りることが可能です。
2.すぐに仕事が開始できる
レンタルオフィスには、業務に必要となる設備は基本的にすべて揃っています。「後は自分のパソコンを1台持ち込むだけで仕事ができる」という環境が整っており、契約したその日からすぐに仕事が可能というのも大きなメリットです。
テナントを借りるとなると、物件探しや内装の打ち合わせなどで半年以上かかることも十分あり得るでしょう。さらにそこから自分たちで事務机などを選び、搬入し仕事の環境を整える必要があります。レンタルオフィスの場合はそういったステップは全て終わっているため、いつでも仕事を始められます。「仕事を開始できるのが早い」というのは大きなメリットといえるでしょう。
3.好立地な場合が多い
自分でオフィスを持つなら、好立地なところが良いでしょう。しかし、テナントを借りるとなると好立地なところはテナント料が高く、事業が軌道に乗るまでが心配です。レンタルオフィスなら、基本的に好立地な場所にあることが多く、通勤も非常に便利です。
それだけでなく、一等地のオフィス街にあるレンタルオフィスでもテナントを借りるよりもはるかに安く使用できるため「住所にブランド力が欲しい」という方にもおすすめです。従業員を増やすにしても、お客様に来社していただくにしても好立地であることに越したことはありません。レンタルオフィスの場合、好立地なケースが多いため、使い勝手がよく非常におすすめです。
4.オフィス規模の拡大や縮小に柔軟
最初は自分1人で立ち上げた企業でも、事業が拡大するにつれて事務員を雇ったり営業部門の人を雇ったりと、その規模はどんどん変わっていくでしょう。テナントを借りる場合、家と同じで「そろそろここでは手狭だ」となると移転を余儀なくされます。事業の縮小に関しても同様に「この人数でこの広さだとテナント料がもったいない」と感じ、小さなテナントに移転するケースも多いでしょう。
レンタルオフィスなら、利用人数の見直しができるため、人数に大きな変動があり「もう少し大きなフロアがいい」「人が減ったのでもう少し縮小したい」という要望がある際にも柔軟に応えてくれます。しかも、自分たちでする必要はなく多くの場合レンタルオフィス側で新しいオフィスを用意してくれます。移転に伴う一時的な営業停止などもする必要がありません。
5.さまざまなサービスを受けられる
レンタルオフィスの場合、会社によって異なりますが付随サービスが数多く存在します。24時間365日有人受付のところや電話取り次ぎ可能なレンタルオフィスなどであれば、自分たちで会社用の電話を引く必要がありません。レンタルオフィスにかかってきた電話をいつでも取り次いでもらえます。
そのほか、共用ブースにフリードリンクサービスがあったり、大中小さまざまな会議室があったりと便利なサービスがたくさん揃っています。サービスの内容はレンタルオフィスによってさまざまで、中には有料のオプションサービスとなることもあるでしょう。ただ、基本的に自分でテナントを借りて外注するよりは安くなるケースが多く、この点においても費用の削減ができるメリットがあります。
レンタルオフィスのデメリット3つ
メリットを5つ紹介しましたがデメリットについてもきちんと紹介しておきます。デメリットを知ることで、あらかじめそれを回避できます。デメリットについてもしっかりと理解しておきましょう。
1.情報漏洩に注意が必要
レンタルオフィスは、レンタルの方法によっては「シェアオフィス」といったように他の企業と同じフロアを共用することがあります。その場合、自分の席の後ろを他の企業の人が通るというケースも十分あり得ます。パソコンを見られてしまうほど通路が狭くなっていないかなど、レンタルオフィスを選ぶ内覧の際にしっかり確認しましょう。
また、他に考えられるトラブルとしてプリンター・複合機の利用時の情報漏洩です。レンタルオフィスのプリンターや複合機は、他の利用者と共用することが多いため、プリンター使用のタイミングが重なったときに、自分の印刷物が他の企業の人の資料に紛れ込んでしまい持っていかれてしまうこともあります。
企業秘密のものや個人情報などの重要書類は、特に取り扱いに注意が必要です。プリンターの利用にパスワードを設定できるところもあるため、そういったセキュリティ対策はどうなっているのか、レンタルする際にはあらかじめ聞くようにしましょう。
2.オプションを利用しすぎるとテナントより高くなることも
レンタルオフィスのオプションサービスは魅力的なものが多数揃っています。また、個室や会議室を利用することがオプションになっているレンタルオフィスもあります。
「個室の居心地がいいから…」と毎日のように個室を利用するなど、あまりにもオプションを利用しすぎると、わざわざ安くするためにレンタルオフィスを選んだにもかかわらず、テナント料金の相場より高くなってしまったということも起こり得るでしょう。オプションを利用することは決して悪いことではありませんが、計画的に利用することが大切です。
3.会議室は予約制のところが多い
レンタルオフィスの会議室は企業ごとに用意されているわけではなく、共用するケースがほとんどです。そのため、会議室は「今から使おう」と思っても、他企業が使用していて使えないこともあり得ます。
会議室については、事前に予約を取っておくシステムを採用しているところが多く、予約が取りづらいこともあります。テナントを借りてオフィスを構えていたら、このように他の企業の都合に合わせる必要はないため、こういった点はレンタルオフィスのデメリットといえるでしょう。
まとめ
レンタルオフィスはこれから起業しようと思っている方にぴったりのサービスです。何よりも、初期費用を大きく抑えられ事業が軌道に乗るまでだけでも利用する価値はあります。ただし、そういったメリットが大きいレンタルオフィスですが、デメリットが存在するのも事実です。
今回紹介したレンタルオフィスのメリット・デメリットを参考に、ぜひレンタルオフィスを利用してみましょう。
