「テレワークにコワーキングスペースは向いているか知りたい」
「コワーキングスペースのメリット・デメリットを調べている」
そういった方のために、この記事を書いています。
コワーキングスペースはどんなところか、広まった背景、利用するメリット・デメリット、料金システム、設備、利用する時のポイントについて解説します。これを読めば、テレワークにコワーキングスペースを利用しやすくなるでしょう。
目次
コワーキングスペースはどんなところ？
コワーキングスペースは、一つのオフィスを複数人で共有し「フリーアドレス形式」で座席を選ぶワーキングスペースです。
コミュニティ形式に重きを置き、コミュニケーションが取りやすくなっています。
枠組みを越えて多様な業種の人と共に仕事ができる場所である
コミュニケーションが取りやすい形式のため、多様な業種の人と仕事ができるのが特徴です。
ワーキングスペースはもちろんのこと、無料カフェやラウンジがある施設も見受けられ、気軽に交流できます。それによって、新しいアイデアが生まれたり、スキルを共有したりできます。仕事を受けるなど、ビジネスチャンスが生まれることもあるでしょう。
シェアオフィスやレンタルオフィスとの違い
似たようなオフィスにシェアオフィスやレンタルオフィスがあります。レンタルオフィスは、主に個室をレンタルする形式です。
貸事務所との違いは、ビジネス家具などの設備が整えられていることと、月極で契約できることです。シェアオフィスは、コワーキングスペースと個室利用が交じり合った形式です。
コワーキングスペースが広まった背景は？
2006年頃から、アメリカで発祥したコワーキングスペースは、会社や自宅以外の場所で、交流しながら仕事をするのが目的でした。2010年、神戸市に日本初のコワーキングスペースが設置されました。
2020年、コロナ禍に伴って、テレワークが普及したことでコワーキングスペースの需要が伸びてきました。
テレワークは、自宅でも可能ですが、公私の区別をつけるため、社内のメンバーと対面で連絡するため、コワーキングスペースを利用する方が増えています。
テレワークにコワーキングスペースを利用するメリット
コワーキングスペースには、低コストでオフィスを利用できる大きなメリットがあります。また、設備が整っている、周りの目を気にしなくてもよい、刺激を受けながら仕事ができるのもメリットと言えましょう。
設備が整っている
コワーキングスペースには、オフィス家具、複合機、高速Wi-Fiなどの設備があらかじめ準備されています。
また、会議や商談に利用できるスペースを備えたコワーキングスペースもあります。さらに、コワーキングスペースに併設された無料カフェやラウンジで、オフィス共有者とコミュニケーションをとることも可能です。
周りの目を気にしなくてもよい
コワーキングスペースは、考えようによってはカフェや図書館と同じような空間ですが、大きな違いは仕事専用の空間であることです。
ですから、カフェや図書館では、周りの目を気にして仕事が進まないことがあるのに対して、コワーキングスペースでは、周りの目を気にせずに仕事ができる利点があります。
刺激を受けながら仕事ができる
逆に言えば、自宅なら周りの目を全く気にせずに仕事ができそうですが、自宅だと、オンオフの区別がつきにくいのが欠点です。
その点、コワーキングスペースなら、メリハリがはっきりしており、問題解決できます。また、コミュニケーションを取りやすい環境であるため、新しいアイデアが生まれたり、ビジネスチャンスが生じたりすることもあります。
テレワークにコワーキングスペースを利用するデメリット
コワーキングスペースには、メリットばかりでなく、情報漏洩のリスクがある、利用時間に限りがある、作業スペースが空いていない可能性があるなどのデメリットもあります。
ですから、デメリットを最小限に抑えるために対策が必要です。
情報漏洩のリスクがある
コワーキングスペースには、不特定多数の人が出入りするため、情報漏洩のリスクがあります。パソコン画面をのぞかれたりしないように気をつけ、席を外す時は、パソコン画面をロックする必要があります。
また、高速Wi-Fiを利用する時、情報が暗号化されていないと、同時に利用している人に読まれてしまいますから、契約時に確認してください。
利用時間に限りがある
コワーキングスペースは、時間単位で利用可能なため、制限時間が来ると退室しないといけなくなります。
延長利用できれば良いのですが、予約状況によっては延長できない場合があるので気をつけましょう。定期的に、利用する曜日や時間帯を予約しておくと良いかもしれません。もちろん、一日中利用しておけば問題なしです。
作業スペースが空いていない可能性がある
利用時間に入室しても、作業スペースが空いていない可能性もあります。可能性を回避するため、混み合う曜日や時間帯を、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。
滅多にないこととは思いますが、作業スペースが空いていなかった場合、利用料等はどうなるのか、契約時に確認してください。このあたりの条件があやふやな施設は、契約を避けたほうが良いでしょう。
コワーキングスペースの料金システムと利用できる主な設備
コワーキングスペースの利用システムには、定額制とドロップインがあります。
また利用できる設備は、オフィス家具などの備品と、無料カフェなどのサービスがあります。備品やサービスが多いほど便利なことは言うまでもありません。
定額制
毎月1日から末日まで、1カ月単位で利用するプランです。曜日や時間に制限が少なく、施設によっては、年中無休で24時間利用できることもあります。好きな時に入室して、好きな時に退室できます。
仕事の時間帯が不定期で、利用日時を決めずに利用したい方に向いています。利用料は、5,000円から10,000円台のものが多いようです。
ドロップイン制
時間単位で単発利用するプランです。通常1時間当たり約300円からが相場です。施設によっては、15分単位で延長可能です。
設備やサービスがハイグレードな施設では、少し価格が上がってきます。スペースに空きがあれば、必要に応じて、延長も可能です。しかし、長期に及ぶ場合は定額制のほうがお得です。
利用できる主な設備
デスクやチェアなどのオフィス家具は最初から備えられています。電源、高速Wi-Fiは大抵無料で使用でき、複合機は1枚10円ほどで利用可能です。無料カフェやラウンジ、電話ブースを併設している所もあります。
ロッカー、プロジェクター、液晶モニター、貸会議室、ゲストラウンジなどを有料で利用できる場合もあります。
テレワークでコワーキングスペースを利用する時のポイント
テレワークでコワーキングスペースを利用する際には、セキュリティ対策をしっかりする、荷物や貴重品を徹底的に管理する、集中できる環境かどうかを事前に確認しておく、通いやすい距離かをチェックすると良いでしょう。
セキュリティ対策をしっかりする
コワーキングスペースは、どうしても周囲に会話が漏れたり、パソコン画面などをのぞき見されたりして、情報が漏洩するリスクがあります。
対策としては、機密情報を含むような会話を避けること、デスクを離れる時はパソコンをロックすることです。また、Wi-Fiの情報が暗号化されているものの利用も大切です。
荷物や貴重品を徹底的に管理する
コワーキングスペースは、不特定多数の人が出入りするため、置き引きの被害にあうリスクもあります。個室なら、席を外す時に施錠できますが、コワーキングスペースではできません。対策としては、荷物や貴重品は常に持ち歩き、徹底的な管理が必要です。
デスクにパソコンを置いたままトイレに行くのもリスクを伴います。
集中できる環境かどうかを事前に確認しておく
コワーキングスペースは通常、オープンスペースになっているため、どうしても周囲の会話が聞こえます。
雑音が気になって集中できない方には不向きです。それでもオープンスペースを利用するなら、特に集中を要する時に利用できる「集中ブース」があれば良いでしょう。また施設によっては、半個室が設置された所もあります。
通いやすい距離かをチェック
自宅から通いやすい距離にあるかをチェックしましょう。最善なのは、地元の駅チカにあるコワーキングスペースであり、自分で通いやすいだけでなく、会社の同僚の訪問を受けやすいメリットもあります。
地元にコワーキングスペースがなければ、地元の駅から直通で行ける駅に近い場所を選ぶのが良いでしょう。
テレワークにはコワーキングスペースがおすすめ
コワーキングスペースは、コミュニティ形式に重きを置き、コミュニケーションが取りやすくなっています。
テレワークは、自宅でも可能ですが、コワーキングスペース共有者と交流するため、利用する方が増えています。オフィス家具、複合機、高速Wi-Fiなどの設備があらかじめ準備されています。
セキュリティ対策をしっかりして、利用すると便利です。これからテレワークするひとに、コワーキングスペースは、おすすめのワーキングスペースです。
