コワーキングスペースを契約するときの手続きってどんなもの?

おすすめのレンタルオフィス

【5月末まで】リージャス50%OFFキャンペーン

全国170拠点のレンタルオフィス・コワーキングスペース!
業界最大手のリージャスだから、主要沿線やハイグレードビルにレンタルオフィスを多数ご用意。 内装工事不要で24時間365日ご利用可能。

詳細はこちら

「コワーキングスペース」を知っていますか? 

コワーキングスペースとはいわゆるシェアオフィスと似ていて、スペースをシェアして仕事をする場所です。

コワーキングスペースとシェアオフィスの違いはほとんどありませんが、コワーキングスペースでは基本的に共有のオープンスペース利用が中心となるのに対して、シェアオフィスでは基本的に個室での利用が中心です。

この記事では、そんなコワーキングスペースの主に契約面について解説していきます。

コワーキングスペースを利用するときに契約が必要?

シェアオフィスを利用するときには契約が必要ですが、コワーキングスペースを利用するときにも契約が必要でしょうか? 

結論から言うと、コワーキングスペースの利用の際には必ずしも契約が必要ではありません。契約が必要な利用プランもありますが、コワーキングスペースの場合は契約しなくても利用できるプランがあります。

契約が必要なのは月額で利用するとき

まずは利用するときに契約が必要なプランについて解説していきます。

コワーキングスペースを利用するときに契約が必要なプランは月額契約のプランです。コワーキングスペースにおける月額契約のプランとは、フィットネスジムや自習室などの他の月額契約サービスと同じく、月々に決まった額を支払うことで利用できるプランです。 

コワーキングスペースの月額契約プランの場合は一時利用のドロップイン利用と違って、事前に必ず契約が必要なため注意しましょう。

ドロップインでの利用で契約は要らない

コワーキングスペースには大きく分けて2つの利用プランがあります。一つは月額利用のプランで、もう一つはドロップイン利用のプランです。

「ドロップイン利用」はなかなか聞く機会がない言葉ですが、コワーキングスペースにおけるドロップイン利用とはいわゆる一時利用のプランです。

コワーキングスペースの月額プランを利用する場合は契約が必要ですが、ドロップイン利用の場合契約は必要ありません。

月額契約とドロップインのそれぞれのメリットは?

コワーキングスペースにおける月額契約プランとドロップイン利用にはそれぞれにメリット・デメリットがあります。

利用者の使い方によってどちらの利用方法が合っているかは異なりますので、ご自身の使い方に合うプランを選ばれるとよいでしょう。

月額契約で利用するメリット

コワーキングスペースを月額契約で利用するメリットはいくつかあります。まず、月額契約で利用する場合は毎月の出費が一定なため、使いすぎた月の後に予想外の高額の請求がくることはありません。  

そして、月額契約の利用プランの場合、ドロップイン利用と違って固定席のプランも選べるため毎回同じ席を確保できます。コワーキングスペースで利用者は空いている席に座るのが基本ですが、固定席プランで毎回同じ席を用意できると作業環境が安定するため落ち着いて作業ができます。 

また、ロッカーなどの設備を利用したり、必要な場合は登記ができるのも月額契約の利用者だけなため、これらを利用する予定がある場合は月額プランの契約がおすすめです。

ドロップインで利用するメリット

コワーキングスペースをドロップインで利用するメリットもいくつかあります。 

まず一つ目として挙げられるのは初期費用がかからないことです。月額契約で利用する場合は、場所によっては敷金などの初期費用が必要ですが、ドロップイン利用の場合は初期費用がかかりません。そのため、月額プランに比べて気楽に利用できます。  

また、ドロップインは気楽に利用できる性質上、月額プランの契約を考えている方のお試し用途としてもおすすめできます。月額契約を考えているいくつかの場所でドロップインを利用してみて、自分のニーズに一番合うコワーキングスペースを選ぶとよいでしょう。

コワーキングスペースの月額契約利用に向いているのは?

コワーキングスペースの月額契約利用に向いている方は月の利用時間が多かったり利用回数が多かったりする方です。

逆にいうと、月の利用時間や利用回数が少ない方はドロップイン利用のほうがお得になる場合が多いと言えます。

一つ例を挙げると、コワーキングスペースのドロップイン利用の相場は1時間で300円ほどで、月額利用プランの相場は月に10,000円ほどなので、この場合だと1カ月で33時間以上の利用が見込める場合は月額プランのほうがお得です。

そのため、コワーキングスペースを毎日のように利用している方は月額利用プランが向いています。

コワーキングスペースの契約の流れ

ここではコワーキングスペースを契約する際の流れを紹介します。

大まかな流れとしては内覧予約の問い合わせ→内覧→申し込み手続き→審査→契約、です。

それでは、契約の流れを一つずつ確認していきましょう。

1.問合せをして内覧予約する

まず、コワーキングスペースを運営している会社のホームページ上や、メールや電話などで問い合わせをして内覧を予約します。

コワーキングスペースの運営会社のホームページの中には内覧予約専用の予約フォームがあり、そのフォームを使うと簡単に内覧予約ができます。また、内覧の日程や時間はこの段階で決めるので事前に都合の合う日を確認しておきましょう。

2.内覧する

内覧予約をしている日になったら実際に利用予定のコワーキングスペースに内覧に行きます。 予約の時間に遅れないように気をつけましょう。 

また、内覧の際にはその場所の雰囲気や設備などをしっかり確認しておくと、利用を開始した後に不満が見つかるのを防げます。また、不明点や疑問点があれば担当の方が答えてくださるのでこの時に質問しておくと良いでしょう。

3.申込みの手続きをする

内覧が終わり、利用を決めた場合はコワーキングスペースの利用申し込み手続きに進みます。申し込みの手続きでは書類に必要事項を記入したり、本人確認書類などの必要書類を提出します。 

見積もりを出してもらえるのもこの時です。また、この段階で審査の参考にするために担当者との面談がセッティングされることもあります。

4.審査を受ける

必要事項を記入した書類と本人確認書類などの必要書類を提出した後は審査に入ります。申し込み手続きの段階で担当者との面談があった場合は、面談の内容も審査の対象になりがちです。 

審査の期間は場所によって違いますが基本的には1週間程度で結果がわかります。審査結果についてはメールや電話で知らせてもらえる場合が多いと言えます。

5.契約を結ぶ

審査に受かったら初期費用(契約金)の入金と契約書類の記入・捺印が必要です。初期費用の入金は銀行振込のところが多く、毎月の利用料の支払いは銀行振込に加えて口座振替なども選択できるところが多いようです。 

もちろん、初期費用が必要でないコワーキングスペースの場合は、契約書類の記入・捺印のみで契約できます。

6.利用を開始する

初期費用の入金の確認と契約書類の記入・捺印が確認できたら、現地で設備の利用方法を説明してもらいます。また、個室を利用するプランを契約していた場合はこの段階でカギの引き渡しがあるでしょう。これらが終わるといよいよコワーキングスペースの利用を開始できます。  

しかし、初期費用の入金が遅れたり、書類の不備があった場合には利用の開始が遅くなってしまうので注意しましょう。

コワーキングスペースの契約に必要な書類は?

コワーキングスペースの契約の際に必要となる書類は場所によって違います。また、個人利用か法人利用かでも必要となる書類は異なる場合が多いようです。  

しかし、個人利用の場合でも法人利用の場合でも、ほとんどのコワーキングスペースでは身分証明書の提出は必須です。 

法人利用の場合、コワーキングスペースによっては事業計画書や商業登記簿謄本の写し等の提出が必要な場合があるので、利用予定のコワーキングスペースに事前に確認しておいたほうが良いでしょう。

契約の内容には気を配ろう

コワーキングスペースを契約する際は契約の内容に気を配りましょう。利用予定のコワーキングスペースの営業時間をきちんと確認しておかないと、いざ利用しようとしたときに営業時間外ということがあるかもしれません。  

また、コワーキングスペースの月額契約プランは全日利用ができるプランだけでなく、夕方以降しか利用できないプランもあるので契約の内容はきちんと確認しておいたほうが良いでしょう。 

また、ロッカーなどの設備を使用した場合に別途で料金がかかることも多いので確認が必要です。

コワーキングスペースの月額利用料は経費になる

仕事をするためにコワーキングスペースを借りた場合、利用料は経費として落とせます。事業に関連する支出と認められるためです。 

また、経費として落とせるのはコワーキングスペースの月額の利用料だけではなく、コワーキングスペース内の会議室の利用料や、コワーキングスペースに通うための交通費も経費で落とせます。

他にも、コワーキングスペースの利用の際の、事業のために発生した利用料全般は経費として認められます。

まとめ

今回の記事ではコワーキングスペースの契約の流れや契約に必要な書類など、コワーキングスペースの契約関係の事柄を主に解説しました。

コワーキングスペースの契約を考えている方に今回の記事が参考になれば幸いです。最後までご覧いただきありがとうございました。


ビジネスエアポート
月額9,900円(税込み)~
公式ページはこちら

 

レンタルオフィス・コワーキング最大手リージャス!全国170拠点すべてのラウンジ利用可能。期間限定キャンペーン中