時代の流れとともにレンタルオフィスというサービスを利用するワーカーが増加しています。なぜなら、レンタルオフィスは借りるだけで必要なツールが使えるため、ワーカーにとって非常に便利なサービスだからです。
ただし、レンタルオフィスを利用するには契約が必須で、その際は必要書類などを揃えなければなりません。また、契約方法に応じて準備すべき物が変わってくる点には注意が必要です。そこでこの記事では、レンタルオフィスの契約方法や契約時の注意点について解説します。
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レンタルオフィスの契約形態
レンタルオフィスには、大きく分けて2種類の契約形態があります。それが、時間貸しと場所貸しです。借り方を変えるだけで、契約にかかる費用もまた変わってきます。自らがどういった目的でレンタルオフィスを利用するか、しっかりと考えておくことが重要です。
事業に相応しくない方法でオフィスを契約してしまうと、費用対効果の悪化に繋がる危険性も考えられます。それぞれの特徴を吟味していきながら、どの形態で借りるべきかを入念に検討していきましょう。
時間貸し
時間貸しは月ごとに契約するタイプではなく、当日に何時間使うかをその場で決めるシステムです。カラオケBOXの利用を想像すると分かりやすいでしょう。カラオケBOXは基本的に利用時間が長くなると料金が上がるサービスです。
時間貸しのレンタルオフィスでも、どの程度の時間を借りるかによって金額が異なります。出張先や旅行先で突然仕事をしなくてはならなくなった場合、ある程度の設備が整ったオフィスが必要となる場合もあるはずです。時間貸しは臨時的な仕事に対応できる点を強みとしています。
ただし、長期間で契約する際には、時間貸しの形態で借りることをおすすめしません。なぜなら、利用時間が積み重なっていくと発生する費用も大きく跳ね上がるからです。短時間だけレンタルオフィスを使いたい場合に契約すると良いでしょう。
場所貸し
場所貸しは、定期的に一定額のお金を支払ってレンタルオフィスを借りる方法です。長期間にわたってオフィスを使用したい場合に適しています。継続して事業を営む際には、長く利用できるスペースも必要となるでしょう。費用と時間をかけて賃貸オフィスを借りるよりも、場所貸しのレンタルオフィスは手軽に契約できます。
一方で、オフィスを利用する期間が短い方にとっては、当該スタイルでは金額が割高です。契約を結ぶ前に、自らがどの程度レンタルオフィスを借りるか確認しておくと良いでしょう。1カ月も利用しないのであれば、場所貸しではなく時間貸しの方がおすすめです。両者の料金を比較検討しながら契約することが、より良いオフィス選びに繋がります。
レンタルオフィス契約時の必要書類は契約方法で異なる
自らの事業に合ったオフィスを見つけたら、いよいよ運営会社と契約を結びます。ここでチェックしなければならない点が必要書類です。書類に不備が見られたら、その度に修正して提出しなければなりません。
なるべくスムーズに契約を成立させるために、ある程度の必要書類を覚えておきましょう。さらに、個人か法人かの利用で準備すべき物も異なります。その辺りも混同しないように整理しておくと安心です。各契約方法で必要な書類を解説します。
個人で契約を結ぶ場合
レンタルオフィスを個人で借りるにあたって、まず必要となる書類が住民票です。オフィスを提供する会社は、相手がしっかりと住所を持っているかを重視します。万が一、支払いが滞った状況に備えたいからです。他にも、個人情報が正確だと証明するための印鑑証明書も提出しなければなりません。そして、実際にどのような事業を営んでいるかを示した事業内容書も必要です。
オフィスを提供する企業は、利用者がお金を支払わずに姿を消した場合も想定します。そのため、本人だけではなく第三者による保証人の証明も絶対条件です。基本的には、家族に依頼する形となるでしょう。保証人に関する必要書類として、住民票と印鑑証明書、運転免許証のような顔写真付きの身分証明書を提出します。
法人で契約を結ぶ場合
個人で契約する他にも、法人名義でレンタルオフィスを利用するところもあるでしょう。その場合は、必要書類も大きく変わります。まず、提出しなければならない書類が会社概要書です。
これは、自身の会社全体の事柄に関して説明した資料を指します。どういった事業を提供しているかをオーナーに認知してもらうため、提出することが求められているのです。加えて、会社概要書の根拠として登記簿謄本（または、登記事項証明書）や印鑑証明書も渡します。
法人で契約する場合も保証人の存在が必要です。しかし、個人の手続きとは異なり、保証人を会社の代表者に関する書類で代替できます。保証人または代表者に関する必要書類は、個人の契約と殆ど変わりません。住民票と印鑑証明書、顔写真付きの身分証明証の3点を提出します。
レンタルオフィスを契約する際の注意点
上記までは、契約形態と提出する書類に関してまとめていきました。ここからは、レンタルオフィスの契約における実践的な内容を説明します。事業を運営する上で適しているかもしれないと感じたオフィスを見つけても、焦って手続きを進めてはいけません。
効率良く仕事をこなしていくためには、細かなサービスに目を配らせておくことが大切です。レンタルオフィスを契約するにあたって確認すべきポイントを、一通り紹介していきましょう。
内見が可能なら積極的に活用する
オフィスの内見が可能であるならば、積極的に当該サービスを利用した方が得策です。企業がサイト等に掲載している写真は、レンタルオフィスの一部にしか過ぎません。綺麗なスペースだけを表向きに紹介している可能性も十分にあります。オフィスの雰囲気だけではなく、パソコンやコピー機のメーカーも確認すると良いでしょう。仕事上でトラブルが生じた時に、あらかじめ対応策を見出だしやすくなります。
内見ができるかどうかは、明確に禁止されているケースを除いて質問しておくことが最善です。稀に当該サービスの可否が明記されていない場合でも、応じて貰える企業はあります。実際に自分の目で確かめなければ、正確な判断はできません。内見はできる限り行い、レンタルオフィスを選ぶ判断材料にすると安心できるでしょう。
費用の内訳を細かく確認する
契約を交わす上で重視される点が費用です。レンタルオフィスを初めて借りる方からすれば、金額の内訳は優先的に確認したいと思うでしょう。実際、複雑な料金体系を設定している企業も多く、ワーカーは自分なりに整理しておくことが求められます。では、レンタルオフィスではどういった費用が発生するのでしょうか。
初めに、月額料金と初期費用を分けて考えなければなりません。月額料金は部屋代に加え、電気及び水道代やインターネットの利用料金です。電話サービスを使用していたら、電話代も加算されるケースが殆どです。他方で、初期費用は保証金や共益費が発生します。無論、企業によって金額や無料サービスの有無は異なるのでチェックが欠かせません。自分なりに表を作成し、費用の内訳に関する細かな記載をおすすめします。
サービスをあらかじめ取捨選択する
サービスの取捨選択は、お金を節約する上で効果的な手法です。レンタルオフィスには、利用するワーカーの利便性を高めるための多種多様なシステムが設けられています。とはいえ、中には利用したところで恩恵があまり得られないサービスもあるでしょう。あらかじめ情報を確認し、取捨選択しておくことが必要不可欠です。
例えば、受付サービスが提供されているレンタルオフィスも多数あります。当該サービスは、郵便物の整理を代わって担当してもらえる制度です。運営企業によっては、有料で受付サービスのオプションを付けていますが、外部と大してやり取りしない方は特段必要ないでしょう。自らの仕事を再度見直していきながら、必要なサービスのみを選ぶだけで出費も大きく抑えられます。
まとめ
レンタルオフィスは主に2通りの契約形態が設けられており、利用方法に従って使い分けると効率的です。契約を結ぶ際には、揃えておかなければならない書類もあるので早めに準備しておきましょう。
レンタルオフィスの契約では、サービスや費用における細かな注意も欠かせません。オフィス選びに失敗しないためにも、借りる前からあらかじめ情報収集しておくことが得策です。
