オフィスを移転する際に必要な手続きとは?その他注意点も解説!

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自らオフィスを借りて仕事に着手したはいいものの、環境の変化によって移転を検討する方は少なくありません。引っ越し作業は想像している以上に大変で、長期間にわたって計画の策定や実施をしていくことが必要不可欠です。ここでは、オフィスの移転にかかる基本事項や注意点をまとめていきましょう。

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オフィスを移転する際に確認すべき点4つ

オフィスの移転は、全ての従業員や各業者の手助けも必要となる大掛かりな作業です。計画的に進めていかなければ、焦りから疲れも倍増します。確認すべき点を入念に押さえ、具体的かつ効率的なスケジュール設定が移転を成功させるポイントです。

しかし、中には何から手を付けて良いか分からずに迷ってしまう方もいるでしょう。まずは、基本的な確認事項について把握することが先決です。下記で紹介する4つのポイントをしっかりと押さえるようにしましょう。

1.移転先のオフィスの面積

オフィスを移転する際に、まず確認すべきポイントが引っ越し先のスペースの大きさです。建物が異なれば、一般的には内装も大きく変わります。広いオフィスを望んで移転しなかった場合、従来のものよりもスペースが小さくなる可能性は低くありません。面積が変わるだけでもレイアウトの変更も視野に入れなければならないため、前もっての準備が必要不可欠なのです。

内見ができる場合は、あらかじめ訪問して自身の目で広さを確認すると良いでしょう。レイアウトの大きな変更が求められるのであれば、オーナーから提供される平面図を使って正確な面積を調べることが最善です。オフィスの大きさの違いだけでも、働き方を一新しなければならないケースは生じます。移転先ですぐに仕事へ取り組めるよう、情報を集めておきましょう。

2.オフィスを移転させる時期

オフィスの移転を考えているのであれば、時期をしっかりと決めておく必要があります。なぜなら、引っ越しは長い期間を要する作業であり、計画的に実行することが大切だからです。移転する日程を定めたら、そこから約8カ月前には準備に取り掛かるようにしましょう。

具体的に説明すれば8カ月前に移転先のオーナーへ連絡し、ビルや現状調査等を行うことが目安です。ある程度話をまとめるようにして、6カ月前から7カ月前で引っ越し業者と契約を結べば作業がスムーズになるでしょう。

契約後も関連業者との間で、コストやプランを念入りに調整します。こういった引っ越し業者等との実施設計は、4カ月前にしておくことが最適です。スケジュールを徹底的に管理していけば、計画通りの移転が期待できます。

3.予算

新しいオフィスへの移転は、時間だけではなくコストも多大に費やす作業です。人員や家具の個数に応じて金額は大きく変わっていくため、なるべく詳細に算出しなければなりません。引っ越しにかかる費用は、従業員1人当たりで2万円から5万円程度が相場と言われています。もし、安く済ませたいのであれば、不要な家具や書類をあらかじめ廃棄しておくことが望ましいでしょう。

さらに、移転先のオフィスを借りる際に発生する費用も、予算を把握する上で欠かせない情報です。一般的な賃貸オフィスであれば、敷金・礼金といった初期費用が高く設定されています。万が一、予算があまり無い場合はレンタルオフィスの契約も一つの手段となるでしょう。

なぜなら、当該オフィスは賃貸オフィスに比べて初期費用等の価格設定が低いからです。予算もしっかりと鑑みれば、最適な仕事場が手に入る可能性も高まります。加えて、退去に関する費用も忘れずに確認しておきましょう。

4.業者選び

仕事には、デスクトップパソコンやコピー機等といった大きな機材が付き物です。特段の事情が無ければ、引っ越しと同時にこれらのツールも持ち運ぶでしょう。その際には、引っ越し業者に依頼するといった選択肢も当然出てくるはずです。信用面はもちろんですが、コストや相性も併せて考慮していくことが望まれます。

引っ越しの作業をしている時期は、業者との連絡のやり取りが欠かせません。会社の現状を詳細に伝え、確実なプランニングをお互いに考えていかなければならないからです。業者も、移転する1年前には探し始めると良いでしょう。一度契約を解消すると、スケジュールの再構築といった余計な作業が生じるため、慎重に選ぶよう心がけていきましょう。

オフィスを移転する際の注意事項4つ

上記においては、オフィスを移転する上で基礎となる確認事項をまとめていきました。ここからは、引っ越しに対して満足感が得られるようにするためのコツを紹介していきます。ただし、基本的には何か特別な作業をする必要はありません。引っ越しをするにあたって、見落としてはならない注意事項を守るのみです。

では、オフィスの移転における注意すべきポイントにはどのようなものがあるのでしょうか。4種類に分けて、それぞれ具体的に解説していきます。

1.現在のオフィスの解約と原状回復を忘れない

移転先のオフィスにばかり気を取られてしまいがちですが、現在利用している建物との契約解消を忘れてはいけません。普通借家契約を結んでいる場合は、1年〜6カ月前には解約通知の送付を済ませることが一般的です。当該通知が遅れてしまうと、解約料が発生する可能性もあります。相手によって契約に関する細かいルールは異なるため、事前に相談しておいた方が安心です。

また、オフィスを借りた側は原状回復義務を負います。分かりやすく説明すれば、元通りにして返還する義務のことです。業務を進めていく中で、壁や天井に配線等を設置するところも少なくないでしょう。しかし、民法の規定上は物を返還する際には、当初の状態に戻さなければなりません。原状回復は工事が必要となる場合もあるため、なるべく早く着手するようにしましょう。

2.新たなオフィスの選定と現状調査を徹底する

オフィス選定と現状調査をしっかりと対策していけば、移転先のオフィス選びの失敗を防ぐ確率も上がります。探していく際には、スペースの広さ・コスト・オーナーの人間性の3点が主に重要です。環境が変われば、当然仕事のスタイルにも変化が生まれるでしょう。移転後も問題なく作業を進めていくためには、会社の現状と新オフィスの調査が鍵を握ります。

それだけではなく、オーナーと直接会って人間性を確かめることも必要不可欠です。オフィスの管理が杜撰であれば、自身の仕事にも大きな損害を被るケースも想定されます。支障なく業務に取り掛かるためには、室内の電気の管理や修繕への対応が欠かせません。ある程度信頼できる方と契約を結び、余計な心配を無くすことがオフィス選びのポイントです。

3.実施計画図面等のプランニングを細かく行う

新オフィスの調査を行ったら、どのような作業場にするかを細かく図にまとめます。これは実施計画図面と言われており、計画を正確に実行するためのものです。まずは、新オフィスで使用できる部屋と間取りを図に描いていきます。LAN設備や仕事用ツールの配置は、実施計画図面の作成時に併せて決めておくと移転作業も円滑に進むでしょう。

新オフィスでは、未だLANを設置できる環境が整っていない可能性もあります。その際には、あらかじめ工事の検討もしなければなりません。目安としては、引っ越し当日の3カ月前にはレイアウトを完成させておくことが望ましいとされています。どの程度の期間やコストが必要かを担当業者と話し合い、なるべく早めに移転先で仕事が進められるようプランを立てましょう。

4.法務局等への提出物を早めに集めておく

オフィスを移転する際には、法務局・税務署・年金事務所といったあらゆる機関で手続きをします。届出に付随して、必要な提出物を早めに揃えておくことも忘れてはいけません。法務局に対しては、移転登記の申請が必須です。基本的には司法書士へ依頼するようになるため、事前に調べておくといいでしょう。引っ越し後から2週間以内の提出が目安です。

税務署には、異動届出書と給与支払事務所等の開設・移転廃止届出書を提出します。それぞれ添付書類として「登記簿謄本」も用意しなければなりません。当該謄本は、移転手続き完了後のものが求められます。

さらに、健康保険・厚生年金保険適用事務所の変更に関する届出も必要です。こちらは、インターネットでも申請が可能なので、移転から5日以内に時間を作って手続きしてしまいましょう。

まとめ

オフィスの移転は、綿密なプランとあらゆる業者の協力が必要不可欠な作業です。現在利用しているオフィスの解約と新オフィスの契約を同時進行で行わなくてはなりません。全ての手続きにおいて、計画的かつ迅速な対応を心がけておくことが大切です。

オフィスの移転を考えているのであれば、レンタルオフィスを利用するのもおすすめです。レンタルオフィスであれば、一般的な賃貸オフィスと異なり低コストで縮小・移転が容易に行なえます。ぜひ、オフィス移転先としてレンタルオフィスも検討してみてください。

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