コワーキングスペースの法人契約はおすすめ？活用方法などを紹介

コワーキングスペースとは「Co（ともに）」「Working（働く）」という意味を持つ、場所に縛られない働き方を支える施設です。近年ではテレワークやリモートワークの増加や個人事業主・フリーランスなど働き方の多様化により、コワーキングスペースの需要が高まっています。

本記事では、コワーキングスペースを法人契約で利用する際のメリットや活用方法について解説します。法人契約をする際に確認したいポイントや個人プランとの違いについても触れていますので、いいオフィス環境をつくりたいと考えている方は参考にしてみてください。

法人プランと個人プランの違いとは？

コワーキングスペースの法人プランと個人プランの大きな違いは、同時利用可能人数と登録可能人数です。

法人プランは、例えば4名の契約をした場合は企業は利用対象となる従業員を無制限に登録ができ、契約人数の4名まで同時に利用をすることが可能です。

個人プランは、郵便物の受取不可・事業登録届出の住所として記載不可という制限があるのが一般的です。運営会社によっては、来客でミーティングが必要なときなどに会議室が使用できないなど不便を感じる可能性があります。

法人契約をするメリットについて

コワーキングスペースを法人契約をするメリットを5つ紹介します。

備品や固定費などのコストを削減できる

コワーキングスペースは、デスクや椅子などの家具類のほか、コピー機やシュレッダーなどのオフィス機器、Wi-Fi、ロッカー、休憩スペースなどが一般的に揃っています。また、予約制で会議室を有料で利用することも可能です。

施設によって設備はさまざまですが、フリードリンクを提供していたり給湯スペースを設けていたりするコワーキングスペースもあります。

一般的な賃貸オフィスを不動産会社と契約する場合は、敷金や礼金をはじめ、備品やインターネットなど業務に必要なオフィス環境を整えるための初期費用が高額になります。

しかし、コワーキングスペースであれば月額制で一般的な備品も揃っています。固定費などのコスト削減をした上で快適なオフィス環境を整えることが可能です。

事業の規模に合わせてオフィスを変えられる

コワーキングスペースの法人プランでは、必要に応じて利用者人数を増やし、必要がなくなれば利用者人数を減らすことが可能なプランなども設けています。

例えば、プロジェクトが立ち上がっている一定期間だけオフィスを拡大したい、プロジェクト終了後は通常に戻したい場合などでも、柔軟にオフィスを拡大・縮小することが可能です。

事業の規模に合わせてオフィスを変えられるため、その都度オフィスを契約して敷金などを支払う必要はなく、固定費の削減にもつながります。

社外とのコミュニケーションを取りやすくなる

コワーキングスペースは、さまざまな年齢・職種・所属の人たちが同じ空間で仕事をしているため、社外の人たちとのコミュニケーションが取りやすくなります。

特定の企業や業界に属していると、新しいコミュニティや人脈はなかなか得にくいものです。企業風土や理念を同じくする閉ざされた環境では、新しいアイデア・コラボレーション、パートナーの発見や獲得は難しいでしょう。

その点、コワーキングスペースは異業種や異分野の知識と技術を持つ人たちとコミュニケーションが取りやすいため、新たなアイデアや事業の発展につながる可能性もあります。

社員がアクセスしやすい立地のオフィスに通える

コワーキングスペースの施設数は、東京都23区が圧倒的多数を占めています。そのほか、都心部や地方の中心都市にも増えてきました。今後さらに拡大をすると予想されるため、よりアクセスがしやすくなるでしょう。

また、コワーキングスペースの多くが駅付近に位置しているため、公共機関を利用した通勤もしやすくなります。

一方で、駐車場を完備しているコワーキングスペースは全体的に見ると少なく、利用者が多いと近隣駐車場だけでは足りない可能性があるため、公共機関を利用することをおすすめします。

社員のモチベーションアップを期待できる

快適なオフィス環境を整えることで、社員のモチベーションアップを期待できます。

オフィスは単なる仕事場で、デスクと椅子があるだけの無機質な空間、というのが一般的な時代もありました。

コワーキングスペースは他社との交流や共創もできるため、よい刺激を受けることで仕事へのモチベーションアップも期待できます。モチベーションが上がることで仕事の質が変わり、生産性の向上にもつながるでしょう。

また、清潔感のある綺麗なオフィスで仕事ができることも、社員のやる気を左右する要因となり得ます。

法人契約したコワーキングスペースの活用方法

法人契約したコワーキングスペースの活用方法はさまざまです。

それぞれの活用方法について解説します。

メインのオフィスとして利用する

法人契約したコワーキングスペースをメインオフィスとして利用する方法は、特にスタートアップやフリーランスなど、従業員数が少なく、固定費を抑えたい企業におすすめです。

コワーキングスペースは、デスクや椅子・Wi-Fi・コピー機などのオフィス機器などのインフラがすでに整備されているため、すぐに業務を開始できる利便性があります。

また、規模に応じてスペースを選ぶことができるため、事業の拡大や縮小に合わせて柔軟に対応できます。

サテライトオフィスとして利用する

法人契約したコワーキングスペースをサテライトオフィスとして利用する方法も、特にリモートワークやハイブリッドワークを導入している企業にとっては有効な選択肢です。社員が自宅からオフィスまで長時間の通勤をしなくても済むように、自宅の近くにあるコワーキングスペースをサテライトオフィスとして活用すれば、通勤時間の削減による効率化が期待できます。

また、社員が出張先で作業を行う際や、特定のエリアにおける事業拠点として一時的に利用するなど、フレキシブルな働き方を支援することが可能です。複数の拠点でコワーキングスペースを法人契約しておけば、オフィスに縛られない自由な働き方ができるため、社員の生産性向上やワークライフバランスの改善にもつながります。

コミュニケーションスペースとして利用する

リモートワークで業務を行っている人の中には、新たな出会いやつながりを増やすことが難しいと感じる場合もあるのではないでしょうか。

コワーキングスペースを法人契約した場合、法人プランで4名の契約をすると利用する対象社員を無制限に登録でき、契約人数の4名まで同時に利用することが可能です。同じ企業でも普段は顔を合わせることのない社員同士の、コミュニケーションスペースとして利用できます。

普段は会話をすることのない社員同士が会話をすることで、新しい発見や気付きが見つかり、会社に新しい変化をもたらす可能性もあります。

イベント開催地として活用する

イベント開催地として活用ができることも、コワーキングスペースの魅力の1つです。

イベントスペースを持つコワーキングスペースであれば、イベントを開催することが可能です。個人の勉強会から企業が主催するセミナーまでイベントは多岐に渡ります。
イベントは、周りの利用者に迷惑がかかるようなマナー違反でなければ内容に決まりはありません。

本格的な貸し会議室やイベント会場を手配すると費用が膨らみます。しかし、コワーキングスペースの会議室を有料で借りれば、そのほかは無料で使用ができる設備もあるため、費用を抑えてイベントが開催できます。

企業がコワーキングスペースを法人契約する際に確認したいポイント

企業がコワーキングスペースを法人契約する際に確認したいポイントは5つあります。

それぞれのポイントについて解説します。

勤務形態に合っているか

コワーキングスペースを法人契約する際には、自社の勤務形態に合っているかどうかを確認することが非常に重要です。例えば、リモートワークやハイブリッドワークが一般的な企業であれば、コワーキングスペースはその柔軟性を高めるための有効な選択肢です。従業員が自由にオフィスを利用できる環境があることで、通勤時間の削減やワークライフバランスの改善が期待でき、モチベーション向上にもつながるでしょう。

一方、頻繁にチームでの協働が必要な企業では、ミーティングルームや専用スペースが十分に確保されているかを確認することが重要です。共有スペースが多いコワーキングスペースでは、チームの一体感を保つための工夫が求められる場合もあります。また、利用者の多いスペースでは騒音が気になることがあるため、業務に集中しやすい環境かどうかも検討するべきポイントです。

求める設備やサービスがあるか

コワーキングスペースを法人契約する際の一番のメリットは、費用を抑えて事業を始められることですが、求める設備やサービスがあるかを事前に確認することが大切です。

一般的にコワーキングスペースは、1つのオープンスペースを共有して利用します。
またコワーキングスペースによっては半個室・個室を設けている場所もあります。快適なオフィス環境をつくるために、どのような環境で業務を行うことができるのか確認しておきましょう。

さらに、コワーキングスペースによっては、月額制のほかにもドロップインができるサービスを提供している施設もあります。
ドロップインとは、一日単位または時間単位で利用ができるサービスです。

コワーキングスペースは、デスクや椅子などの家具類や、Wi-Fi・コピー機などのオフィス機器が揃っていることが一般的ですが、フリードリンクサービスや休憩スペースなど求める設備やサービスがあるかを確認しておきましょう。

セキュリティ対策は充実しているか

コワーキングスペースは、さまざまな企業の社員や個人事業主・フリーランスなどが利用します。そのため、情報漏洩などのリスクに備えてセキュリティ対策を万全にしておく必要があります。
仕事上の機密事項の取り扱いや利用する社員の安全のためにも、セキュリティの確認は必須です。

利用するコワーキングスペースを法人契約する場合は、法人契約や月極契約に特化し身元確認必須と定めた運営会社が安心です。
また、機密資料を持ち歩く際はリスクを伴うため、ロッカーの有無についても事前に確認しておきましょう。

さらに、ネットワークのセキュリティ対策が充実しているかどうかも確認しておきましょう。
パソコンやスマートフォンのセキュリティ対策が万全でも、通信環境から情報が漏れる可能性があります。

セキュリティ保護がされていないWi-Fiネットワークは、業務利用をしない方がいいでしょう。

法人登記や郵便物などに対応しているか

コワーキングスペース利用料とは別に住所利用料や法人登記料が必要になりますが、法人登記はコワーキングスペースの所在地を会社所在地として登記申請できます。

ただし、業種によっては許認可が取得できないと判断される場合もあります、開業の際に専用のスペースが必要な業種などは注意が必要です。

また、法人登記ができるコワーキングスペースであれば、郵便物の受け取りも可能です。
コワーキングスペースに不在の場合でも、仕事に必要な郵便物や宅配物はコワーキングスペースの従業員に預かってもらえるため、再配達の手間がかかりません。

ただし、コワーキングスペースによっては住所利用や法人登記ができない施設もありますので、事前に確認をすることをおすすめします。

予算の範囲内であるか

一般的には賃貸オフィスを不動産会社と契約するよりも、費用を抑えて利用できます。ただし、プランによっては高額になる場合もあるため、予算の範囲内であるかどうかの確認が大切です。

コワーキングスペースの法人契約プランは、内容や料金が施設によって異なります。複数の施設のサービスを比較して最適なプランを選択するとよいでしょう。

また、キャンペーン情報を確認することもおすすめです。キャンペーンでは、初期費用が無料になるサービスを提供している施設もあります。初期費用が予算に大きく影響する場合は費用を抑えられるため、こうしたキャンペーンを利用するとよいでしょう。

また、短期契約や月単位での契約が可能であるか、契約の柔軟性についても確認しておくことをおすすめします。

コワーキングスペースをサテライトオフィスとして利用する際の注意点

サテライトオフィスとは、企業の本社や支社から離れた場所に設置されたオフィスのことです。従業員の通勤負担軽減や生産性の向上などに寄与しますが、コワーキングスペースをサテライトオフィスとして利用するには注意しなければならない点があります。

コワーキングスペースをサテライトオフィスとして活用する場合は、交通費の取り扱いや勤怠について事前に決めておかなければなりません。本社から離れて目が届きにくく会社とのコミュニケーションが取りにくい環境であることから、対策を立て準備をしておく必要があります。

コワーキングスペースは、他社や個人事業主・フリーランスなどさまざまな人たちが利用するため、外部への情報漏洩を防ぐためにセキュリティを徹底する必要があります。施設内のセキュリティ保護がされていないWi-Fiは、業務利用をしないよう従業員に徹底しましょう。インターネット環境については、契約前に確認をしておくと安心です。

パソコンやスマートフォンはパスコードの設定をし、チャットツールを利用する場合は暗号化するなど、コワーキングスペースをサテライトオフィスとして活用する場合は、より慎重に対策をしましょう。

まとめ

コワーキングスペースは、従来の賃貸オフィスを不動産契約するよりも、初期費用を抑えて事業を行うことができます。

コワーキングスペースを法人契約プランには、月額定額制で24時間365日利用できるなど、施設やプランによってサービス内容が異なります。いいオフィス環境をつくるためにも、複数の施設のサービスを比較して検討するといいでしょう。