近年、働き方がさまざまに広がっており、レンタルオフィスの需要が急激に増加しています。「レンタルオフィスを使ってみたいが、どのように選べばいいか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、レンタルオフィスの選び方について詳しく解説していきます。利用するレンタルオフィスを決める際の参考にしてください。
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レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、その名の通りオフィス自体をレンタルすることです。レンタルオフィスにはすでに仕事に必要な机や椅子はもちろんのこと、複合機や会議室などさまざまな設備が整っています。場所によってサービスは異なりますが、個室ブースがあるところやフリードリンクを設置しているところもあります。
「契約したその日からパソコンを1台持ってくれば仕事ができる」と謳っているレンタルオフィスも多数あり、テレワークのために自分で自宅の空き部屋を色々レイアウト変更するよりも手軽で効率的だと好評です。
【場所について】レンタルオフィスを選ぶときのポイント
レンタルオフィスを選ぶ際にはどのようなことに気を付ければいいのか、まずは「場所について」着目していきましょう。
通いやすい場所か
まず大切なのは、自宅から通いやすい場所にあるかどうかということです。どんなに一等地の憧れの場所でも、自宅からアクセスが悪い場所だと通うのが次第に億劫になってしまいがちです。わざわざ契約したのに利用しないというのは、とてももったいないことですから、毎日通うのに無理のない場所であるかを考えて選びましょう。
駐車場はあるか
駐車場が全く必要ない人は不要かもしれませんが、人によっては車で通勤したり、車で来社されるお客様をお迎えしたりする場合もあるでしょう。駐車場を完備しているレンタルオフィスであれば、そういったシーンでも安心です。車を利用する可能性がある場合、駐車場はあるか、利用料はいくらかどうかも確認しましょう。
ネームバリューのある住所か
単にテレワークの代わりにするのであれば、立地はどこでもいいという方も多いかもしれません。ただ、レンタルオフィスを利用して起業する方やフリーランスとして働きたいという方は、その住所にある程度のネームバリューが欲しいのではないでしょうか。
都心などのレンタルオフィスは一等地であったり駅チカであったりと、ネームバリューとしては十分な場所が比較的多くなっています。レンタルオフィスを選ぶ際には住所も意識してみましょう。
【サービス面】レンタルオフィスを選ぶときのポイント
次に、サービス面に着目したポイントを紹介します。レンタルオフィスのサービスは場所によって異なります。そのレンタルオフィスにはどのようなサービスがあるのか、そのサービスを受けるには別途料金が必要なのか、月額利用料に含まれているのか、などを確認しましょう。
有人受付かどうか
セキュリティ上重要なのが「有人受付かどうか」ということです。無人受付で会員証を照らして入館し、各々が仕事をしているレンタルオフィスもあれば、会社の受付のように会員証を照らす場所に受付の人が在席しているレンタルオフィスもあります。
有人受付の方がセキュリティ上安心ですし、電話の取り次ぎをしてくれたり、郵便物の受け取りを代行でしてくれたりするため何かと助かります。マストとまではいいませんが、有人受付のレンタルオフィスがおすすめです。
トラブル時などのカスタマーサービスはしっかりしているか
レンタルオフィスはさまざまな企業が1つのビルやオフィスで一緒に働きます。時にはトラブルが起こることもあるでしょう。人同士のトラブルだけでなく、機器トラブルなども起こり得ます。
そのような際に、どうしたらいいのか相談できるカスタマーサービスの連絡先は明示されているか、すぐにかけつけてくれるのかどうかも重要です。トラブルの内容によっては解決しないと仕事が進まないこともあるため、カスタマーサービスの品質の良さも重要です。こういった点については、口コミなどをチェックして実態を確認するといいでしょう。
無料の共有サービスの内容はどのようなものがあるか
レンタルオフィスによっては、無料のフリードリンクを利用したり共有スペースでちょっとした休憩を取ったりすることが可能です。そういった場所で、違う企業の人同士がコミュニケーションを取ることもまた人脈作りにつながり、メリットになることがあります。
また、事務的なことでいえば複合機なども共有サービスに含まれていることが多い傾向にあります。利用料は印刷1枚につきいくらなのか、など詳しく確認しましょう。
セキュリティ面への配慮はされているか
レンタルオフィスはさまざまな企業が1つのオフィスに入っているという性質上、セキュリティ面への配慮は欠かせません。きちんとセキュリティ配慮がなされているのかどうか、内覧の際などに確認しましょう。
例えば、オープンブースですぐ後ろを他社の人が通るような狭さの通路になっていないか、プリンターは印刷指示をした本人しか出せないように工夫されているか、などもチェックしましょう。
法人登記が可能か
起業の拠点としてレンタルオフィスを構える場合は、法人登記が可能なレンタルオフィスかどうかも確認しましょう。起業した場合は届出を出すときに住所が必要です。
自宅の住所を使っても構いませんが、家族に迷惑がかかったりプライベートの郵便物と混ざったりしてしまうリスクがあります。また、レンタルオフィスの住所を法人住所にした方が、ネームバリューのある住所を利用でき社会的信用も上がります。
【設備面】レンタルオフィスを選ぶときのポイント
次に設備面についても紹介します。レンタルオフィスはどこも似たり寄ったりなイメージがあるかもしれませんが、そのサービスや規模、設備はそれぞれ異なります。
個室はあるか
普段はオープンブースで十分だったとしても、日によって「集中したいので個室を使いたい」「今日の業務は会社の機密情報だ」という場合は、個室を使用したいと思うでしょう。個室の席があるかどうか、個室を利用する際には「その日だけ」という使い方ができるのかどうか、など詳しく確認しましょう。
防音設備はどうか
個室や会議室の設備が整っているレンタルオフィスは多いですが、それらの場所の防音設備についても内覧の際に確認しておきましょう。特に会議室の場合は、テレビ会議などをする機会も増えているので、声が筒抜けでは困ります。
会社の重要なことを聞かれてしまうリスクもありますし、各会議室の話し声が響き渡ると会議室を利用している意味がありません。そのため、レンタルオフィスの内覧の際には実際の会議室も見せてもらいましょう。
会議室の利用状況はどうか
人気のレンタルオフィスなどは利用する人が多い分、会議室の利用も多い傾向があります。会議室の設備があったとしても、他の企業が使用していて使いたいときに使えないという状況では意味がありません。
レンタルオフィスによっては、Web上で前もって会議室を予約できるなど工夫しているところもあります。会議室の利用状況についても、レンタルオフィスを決める際に聞いてみましょう。
空調や作業スペースは快適か
レンタルオフィスには、基本的に8時間くらいは滞在することになる人が多いでしょう。仕事中ずっとそこにいるとなると、空調や作業スペースの快適さも必要です。清掃がきちんと行き届いているかどうかなども含めて、内覧時にきちんと確認しましょう。
見落としやすいチェックポイント
最後に、レンタルオフィスを選ぶ際に意外に見落としやすいポイントも紹介します。これから紹介することも、きちんと内覧や問い合わせの際に確認するようにしましょう。
運営会社が安定しているか
昨今ではレンタルオフィスの需要が急激に増えたため、レンタルオフィスに新規参入する企業も増えてきています。
ただ、その運営会社が安定している会社でないと、万が一会社がつぶれた時にまた一からレンタルオフィスを選び直さなければなりません。レンタルオフィスを選ぶ際には、その運営会社が安定しているかどうかも確認しましょう。
来客対応は可能か
業務上、車で来社されるお客様がいるかもしれない場合「そもそもレンタルオフィスにお客様を呼んでいいのか」の確認も必要です。場所によっては「会員以外は絶対に入れない」というところも多くあります。
一方、会員の方が事前に申告しているお客様であれば、来客対応が可能という場所もあります。自身の仕事の内容によって、来客がある場合にはこういった点にも気を付けましょう。
どこまでが月額料金でどこからがオプション料金か
「無料だと思っていたら有料だった」というケースは少なくありません。例えば、行き来するときの荷物を減らすのに鍵付きのロッカーを使用する場合、月額料金にプラス料金がかかったり、複合機で印刷する場合1枚につき10円かかったりと、意外にプラスで請求されるサービスがあります。
どこまでのサービスが月額料金に含まれており、どこからがオプション料金を払って利用するサービスなのか、一覧表などを見せてもらいきちんと確認しましょう。
まとめ
レンタルオフィスを選ぶ場合、一等地の大きなビルの中にあったり内装がきれいであったりして内覧時に圧倒されることもあるでしょう。そのため、今回紹介したような細かいことに気が付かないことも多くあります。
契約してから「失敗した」とならないためにも、今回紹介したことを参考に、自分に合ったレンタルオフィスを見つけてください。
