レンタルオフィスの利用を考えている方は、その料金形態について気になるところでしょう。長期間借りるのであれば少しの料金の違いでも、結果的に大きな差が出ることもあります。できるものなら、可能な限りレンタルオフィスの利用料を抑えたいのが本音でしょう。
本記事では、レンタルオフィスの料金について詳しく解説するとともに、安く借りる方法も徹底解説いたします。
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レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、その名の通り「オフィスをレンタルする」サービスです。通常の開業のように、テナントを借りて内装を施しオフィスを作り上げるのではなく、最初からオフィスとして設備が整っていることが一番大きな特徴です。
仕事に必要な基本的な設備として、事務机や椅子・複合機・キャビネットや会議室などが既に揃っており、自分でそれらを用意する必要はありません。そのため、起業する人やテレワーク用のスペースが欲しい人などが初期費用を大幅に抑えて利用できます。
レンタルオフィスの料金は何で決まる？
では、気になるレンタルオフィスの料金ですが、何を基準に料金が決まっているのでしょうか。具体的に見ていきましょう。
一時利用か月額制か
まずは「一時利用」を利用するか「月額制」を利用するかで金額が変わります。一時利用はレンタルオフィスの会員として登録しておき、自分が使いたいときだけ使用するというスタイルです。「毎日使うわけではなく、たまに使いたいときだけ利用する」という方は一時利用のプランにすることが多いでしょう。
対して、毎月固定で支払う「月額制」は「ほぼ毎日、仕事のたびに使う」という方におすすめのプランです。一時利用の料金によりますが、あまりにも通う頻度が高い場合、月額料金を上回ることもあります。その場合、最初から月額制にしておいた方が結果的に安く収まります。自分が月にどれくらい利用するかで、一時利用か月額制かを決めましょう。
会議室や複合機などの設備代
レンタルオフィスの多くは、複合機や会議室スペースなどの設備を整えています。ただし、レンタルオフィスによってこれらが有料であるか、無料で使用できるかは異なるのが通常です。
月額料金が安くても、会議室を使うたびにオプション料金を払うとなると「月額料金は高いが、会議室利用が無料のあちらの方が安かった」といったことも起こり得ます。逆に会議室を利用しないのであれば、会議室が有料であっても月額料金の安い方が向いているでしょう。
また、複合機についても使用すること自体は無料であっても、印刷代として1枚10円～かかるといったところが多くなっています。レンタルオフィスによっては、印刷代自体も無料というところもあります。まずは自分が働くスタイルを具体化し、どの設備をどれくらいの頻度使うのか、それにはいくら料金がかかるのかをチェックしましょう。
立地条件
レンタルオフィスは、テナントを借りるときと同様に、立地条件が良ければ良いほど高い傾向があります。都心にある・駅から徒歩数分圏内・オフィス街といった利便性の高いところはどうしても利用料は上がります。
逆に、一般的に立地条件があまり良くない場所でも、自宅から自転車で通えるといった「自分にとっては立地条件が良い」という場所であれば、比較的利用料金を抑えることが可能です。
利用する席のタイプ
レンタルオフィスを利用する際「席があらかじめ決まっていないオープン席」にするか「自分専用の個室をレンタルする」かで金額が変わります。オープン席の場合、比較的料金は安いことがメリットです。ただし「利用時に席が埋まっている」「お気に入りの席が空いていない」といったこともあり得ます。
個室プランの場合は、自分の席が決まっているためオープン席のようなデメリットはありません。さらに、個室の場合は鍵付きのキャビネットがついている場合もあるため、荷物を置いて帰ることも可能で、パソコンや資料を持って、行き来する必要がなくなります。ただし、オープン席に比べて利用料金が高くなるのがデメリットです。
レンタルオフィスを安く借りる方法
では、レンタルオフィスを安く借りるにはどのような方法があるのでしょうか。少しでもお得に安く借りられる方法を紹介します。
キャンペーンを利用する
レンタルオフィスは現在、需要が高まっていることから新規オープンがかなり増えています。オープンキャンペーンなどで「入会金無料」「敷金礼金無料」などの「無料キャンペーン」を行っていることも多数あります。
こういったタイミングで契約すると、本来有料であるはずのものを無料で利用できるのでおすすめです。
最初は最低限のプランにしておく
レンタルオフィスの利用が初めての人は、最初は最低限のプランにしておくことをおすすめします。オプションサービスの一覧を見ていると魅力的なものが多く、あれもこれもと契約したくなりますが、実際に契約した後どれくらい通うかはまだ分かりません。
いざ契約した後、「やはり自宅で十分」「家の近くのカフェで満足できる」となる可能性もあります。レンタルオフィスで働く生活スタイルが確立するまでの間は、最低限のプランにしておきましょう。
立地を妥協する
都心のオフィスやビジネス街のオフィスは憧れの対象です。ただ、既にお伝えした通り立地が良ければ良いほど、レンタルオフィスの値段は上がります。逆にいえば、立地条件があまり良くないところであれば、それなりに金額も下がります。
ただ、あまりにも不便な場所だと通うのが億劫になってしまうこともあるため、立地条件の良さと料金それぞれを比較しちょうどいい妥協点を探ることが大切です。
レンタルオフィスを契約するときのチェックポイント
最後に、レンタルオフィスを契約するときのチェックポイントについても紹介していきます。基本的にレンタルオフィスは短期間での利用ではなく、数カ月の利用が多いため最初の費用だけでなく継続費用についても目を向けることが重要です。初期費用と継続費用について、それぞれ分けて解説していきます。
初期費用はいくらか
一般的にレンタルオフィスを契約する際に必要な初期費用には、以下のようなものが含まれます。
・入会金
・事務手数料
・保証金
・敷金
・礼金
こういったものの他に、最初の2カ月分だけ先に月額料金の支払いが必要なケースなどもあるでしょう。そのため、自分でテナントを借りる場合とは比べ物になりませんが、ある程度まとまった金額を最初に支払う必要があります。
ただし、中には敷金や礼金が無料だったり、保証金が不要だったりするレンタルオフィスもあります。自分が利用したいと思ったレンタルオフィスの初期費用はどれくらいなのか、契約する前にしっかり確認するようにしましょう。
継続利用にかかる費用はいくらか
わざわざ初期費用をある程度払って契約するわけですから、「継続費用が負担になって退会する」というのは非常にもったいない話です。契約する前に、継続利用にかかる費用についても考えておきましょう。一般的に、レンタルオフィスの継続費用には以下のようなものがあります。
・月額料金
・共益費、管理費
・設備利用代
・オプションサービスの料金
これらは、基本的に毎月かかるものです。共益費や管理費が月額料金に含まれている場合であれば分かりやすいですが、別途かかる場合もあるのできちんと確認しましょう。そのほか、設備がとても整っている場所でも、利用するのにプラスでお金がかかる場合もあります。自分が使うであろう設備の利用料金だけでも確認しておきましょう。
オプションサービスの料金についても同様です。先に解説した複合機利用をはじめ、電話の取り次ぎサービスや会議室の利用など、「当然使える」と思っていた設備やサービスが、実は有料オプションだったということもあり得ます。先に確認しておかないと、利用した後に思わぬ額の請求が来ることもあるため、オプションサービスの内容とその料金についても契約前にしっかり聞いておきましょう。
まとめ
レンタルオフィスを利用する料金は、大きく分けて2つ「初期費用」と「継続費用」があることが分かりました。このうち「初期費用」に関しては、キャンペーンなどで無料になるケースも多いため、使えるキャンペーンはどんどん利用しましょう。
今回紹介した内容を参考に「自分にとって通いやすく使い勝手がよく適切な料金のレンタルオフィス」を見つけてみてはいかがでしょうか。
