素晴らしい仕事を形作る上では、オフィス内の環境もしっかりと整えなければなりません。働きやすいスペースを確保するために、家具や機材を配置していく行為は「レイアウト」と言われています。作業する空間を綺麗に整えていくだけでも、効率良く仕事を進めていくことができるようになるでしょう。
とはいえ、オフィス作りに慣れていないワーカーは、どのようにレイアウトすればいいかが分からない方も一定数いるはずです。その方のために、レイアウトを作るコツと具体例について紹介しましょう。
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働きやすいオフィスのレイアウトを作るコツ
オフィス内を整える際の重要なポイントとして、通路の確保・設置する家具や機材の距離感・配線の位置が挙げられます。これらの3つのいずれも疎かにしてはいけません。スペースをバランス良く活用するためには、レイアウトの時点で仕事がしやすい空間作りを意識する必要があります。
では、各々のポイントについてどのような点に気を付けながら配置していくといいのでしょうか。それぞれで重視すべき点を挙げながら、解説していきます。
通路のスペースを確保する
意外と見落としやすい部分ですが、レイアウトを作る上では通路の確保が欠かせません。例えば、家具や機材が整理整頓されていない状態で設置された場合を想定しましょう。
通路が確保されていなければ、同僚のデスクに向かうだけでも遠回りしないといけません。身体が机や椅子にぶつかるだけでも、ストレスが少しずつ溜まってしまうでしょう。接触によって機材を壊す危険性も孕んでいます。
通路をしっかりと作るためには、家具や機材をなるべく1カ所にまとめるか、壁側に寄せる等の工夫が必要です。具体的なレイアウトの形に関しては下記に詳しくまとめていきますが、室内の統一感が鍵を握ります。雑誌やインターネットから、オフィスの様々な作り方を研究していきましょう。
デスクや仕事用ツールとの距離感を整える
通路の確保に似ているポイントですが、家具と機材の距離感を整えていくことも重要です。仮にデスクを3つ程度設置したとします。もし、3つのデスク同士の距離があまりにも近すぎたら、椅子を後ろに下げることが難しくなるでしょう。デスクの間を歩くだけでも困難が生じます。仕事をスムーズに進めていくためには、机と椅子に加えてコピー機や電話機との位置関係にも着目しなければなりません。
デスクや仕事用ツールの距離感をバランス良く保つには、幅を細かく測定して決めることが大きなコツです。物を設置するにあたって、目測のみで適当な位置を探そうとする方もいるでしょう。
しかし、正確な数字を根拠にレイアウトしなければ、配置のバランスが崩れる確率も高まります。まずはオフィスの広さを測り、そこから家具または機材との距離感も細かく測定するようにしましょう。
配線の位置に気を付ける
仕事で機材を使う方は、配線の位置にも気を付けなければなりません。コンセントを差す場所も全て押さえ、どのようにしてパソコンやコピー機を使うか計画していくかが重要です。
特に、デスクトップパソコンを使用している方は、配線によるトラブルの回避が求められます。なぜなら、ケーブルが足に引っ掛かって外れた場合、保存の有無に関わらずデータが消去される危険もあるからです。では、配線はどのようにしてまとめればいいのでしょうか。
コンセントの配置に関して最も安全な位置は天井です。床でまとめてしまうと、誰かが歩いた時に足で引っ掛けてしまう可能性があります。天井から引っ張るタイプのものとして、「リーラーコンセント」の使用が主流です。どうしても床にケーブルを置かなければならない場合は、デスクの下のように足が絡みにくい場所へ配置しましょう。
オフィスの基本的なレイアウトの具体例
これまではレイアウトのコツに関して説明しましたが、具体的な配置方法を押さえておくとスペース作りも簡単になるでしょう。数ある種類の中から、比較的どのオフィスでも採用できそうなものを紹介します。上手く参考にしていきながら、レイアウト作りに励んでいくことがおすすめです。
対向型のレイアウト
対向型は、ワーカー同士がお互いに向かい合う状態を作るレイアウトです。全員の顔や姿を把握できるため、仕事に関するやり取りが容易になります。ベテランの方であれば、顔色をうかがうだけで業務の進捗度もある程度の予測が可能となるでしょう。集団で1つのオフィスを使う方にとっては、最もオーソドックスな形態として挙げられます。
対向型のレイアウトの強みは、オフィスの面積に関わらず採用しやすい点です。全員でデスクを寄せ合うため、コンパクトにまとまった状態で仕事に取り掛かれます。スペースを広く取らない分、通路が塞がる心配も基本的にはありません。デスクトップパソコンのケーブルやコンセントも共有しやすいことから、無難に作業を進めていく上では効率的だといえるでしょう。
背面型のレイアウト
背面型のレイアウトは、お互いに背中を向けた状態で作業するような配置を指します。壁や大きなブースにデスクを寄せて、同僚の顔を見ないようにする点が特徴です。集中力を必要とする業務が多い会社において、背面型のレイアウトが採用されることも少なくありません。
当該配置の大きなメリットは、集中力の維持とコミュニケーションが同時に保たれやすいところです。背面型でも隣同士のデスクを合わせれば、左右の同僚と話し合いができます。とはいえ、対向型のように常時顔を合わせる形態でもないため、視線が気になることも殆どないでしょう。
オフィスが広ければ広い程、背面型のレイアウトは適用しやすい構造となっています。慎重な作業と数名とのコミュニケーションのどちらも必要な場合は、当該セッティングがおすすめです。
ブースを設けたレイアウト
背面型のレイアウト以上に集中力を保ちたいのであれば、ブースを適切に設けることも視野に入れておきましょう。こちらの配置は、コミュニケーションを取りづらくする代わりに、1人で熟考できる環境を作ります。確かにブースの費用が支出に加算されますが、集中力も高められて仕事の生産性の向上にも大きな影響を与えるでしょう。
加えて、ブースを設けるメリットはプライバシーを保護しやすくなるところです。業務によっては、たとえ同僚の間でも共有すべきではない情報を扱う場合もあります。ただ、レイアウトをしっかりと考えなければ、何かの拍子に顧客の個人情報等が漏洩する危険性も孕んでいるのです。ブースを設けたレイアウトは、こういった事態を防ぐ役割も担います。
状況に合わせたオフィスのレイアウト
基本的なレイアウトの他にも、仕事のスタイルに応じてセッティングは大きく変わっていくでしょう。会社によって、従業員の殆どが内勤者として社内に残ったり、来訪客が頻繁にオフィスへ立ち入ったりとあらゆる違いが見られます。業務の状況に合わせたレイアウト作りを紹介しましょう。
内勤者が多い場合
内勤者が比較的多い会社は、常に話し合えるような環境を作った方が仕事の効率も良くなります。なぜなら、お互いに連絡を取り合う機会も増えて業務の問題点や改善策を共有しやすくなるからです。そこで、オフィスの空きスペースを使ったミーティングルームの設置が内勤者の多い会社において役立ちます。
まず、普段仕事する場所はなるべく中心に寄せましょう。そうすれば、室内の角側には物が何も置かれていない空間が作られるはずです。そこにブースを用いて、ミーティング用の部屋を作成していきます。後は会議に使う家具やデジタル機材等を設置することで、部屋の中にもう1つ役割が異なるスペースを設けられるのです。角側を利用しているため、普段の仕事の邪魔にもなりません。
来訪客が多い場合
来訪客が多い企業の場合、当然ですが相手に対してしっかりと歓迎するムードを伝えられることが大切です。可能であれば、受付を用意して丁寧なおもてなしができる状態を整えます。来訪客と実際にやり取りをする応接室は、必要最低限の家具を置くようにして物が散乱しないよう気を付けましょう。再度訪問したいと思わせるような環境づくりがポイントです。
また、来訪客が多い企業は自身のPR活動が容易になるといったメリットを持ちます。相手の目に触れやすい場所へロゴを配置する等、工夫を凝らしていくと良いでしょう。なるべく応接室は仕事場とは別の部屋を設けるべきですが、もし難しい場合はブースを使って臨時的にミーティングスペースを用意します。家具はなるべく高級な種類を準備し、できる限り居心地の良い空間を作れるよう努力しましょう。
まとめ
オフィスのレイアウトにも様々なパターンがあり、状況に応じて配置を変えていく必要もあります。まずは、通路の確保や配線の位置等といった基本的な事項を守りつつ、自らの仕事スタイルに合ったレイアウトを心がけることが重要です。事業が成功するかどうかは、オフィスづくりが大きく影響していると言っても過言ではありません。
しかし、オフィスのレイアウトを整えるとなると莫大な手間や費用がかかります。そこで、おすすめなのがレンタルオフィスの契約です。当該オフィスは、必要な設備や家具がすでに揃っており、ユーザーの利便性を高めるため、内装が非常に工夫されている場所も多いです。オフィスのレイアウトで迷っている方は、ぜひレンタルオフィスの利用も検討してみてください。
