自宅や事務所などの作業スペース以外で、集中して仕事に取り組みたい人にとってコワーキングスペースは最適な場所です。
今回は、コワーキングスペースの使用料は経費にできるのか、経費としてどのように仕訳すべきかを解説します。
目次
コワーキングスペースにかかるコストは経費にできる？
仕事のために使用した、コワーキングスペースの利用料は「経費」にできます。事業を運営するために、必要な出費と考えられるからです。
経費として計上することで、収入から差し引きができます。節税対策にも繋がるため、経費の種類を理解して、正しく仕訳することが求められるでしょう。
コワーキングスペースの経費別・勘定科目を紹介
ユーザーに合わせた、幅広いサービス形態がコワーキングスペースの魅力の一つです。
どのくらい・どのような目的で使うかは個人差が生じるため、使用料は一律ではありません。
コワーキングスペースで発生しやすい費用は、どの勘定科目に当てはまるのか、これから説明します。
コワーキングスペースの入会金は「諸経費」
コワーキングスペースを使用するための入会金は「諸経費」として計上可能です。
会員向けのサービスを活用したい、コワーキングスペースを長期的に多くの回数利用する予定、レンタルオフィスとして住所を利用したい、などの人が当てはまるでしょう。
「諸経費」とは、自身の業務に関係があり、加入をしているグループ(団体や自治会など)に対しての、年会費などを仕訳するための勘定科目です。
月額利用料は「地代家賃」か「賃借料」
コワーキングスペースをよく利用するため月契約をしている、または、月契約はしていないものの、週3日以上・1回3時間以上のようなコンスタントな利用をしてるケースもあるはずです。
この場合、コワーキングスペースの利用料は、毎月一定の料金で、ある程度大きな出費として考えられるものとなります。
経費としての分類は、「地代家賃」か「賃借料」になるでしょう。
「地代家賃」は、事務所など作業場の家賃や、駐車場使用料の勘定科目になります。
「賃借料」は、事業のために借りたものに対して支払う勘定科目です。場所(建物・駐車場)や、モノ(車・機械など)が当てはまり、家賃・モノをレンタルするために支払います。
ドロップインでの利用料は「雑費」か「賃借料」
コワーキングスペースは、1回ごとの単発利用もできるケースが多いです。
料金形態は、「1時間〇円」のように、使用時間で変化します。ドロップインで支払った費用は、「雑費」か「賃借料」にしましょう。
「雑費」は、さまざまな経費のなかで、どの種類にも当てはまらない経費を分類するための勘定科目です。
「賃借料」は、事業のために借りたものに支払う経費で、場所(建物・駐車場)や、モノ(車・機械など)が当てはまります。
場所・モノをレンタルするための勘定科目です。
会議目的で使用したときは「会議費」か「賃借料」
クライアントや、プロジェクトチームで会議をしたいときも、コワーキングスペースを活用できます。
ミーティングルームが併設されている施設が多く、通常のレンタル会議室より安い金額で借りられる可能性が高いでしょう。
「会議費」は、ミーティングや商談で使うためにレンタルした場所代、会議中の飲み物・茶菓子・弁当代などを含んだ勘定科目です。
会議以外でクライアントと行う食事や、5,000円以上かかる食事代は「接待交際費」になる可能性もあるため、注意しましょう。
勉強会やセミナー利用したときは「研修費」
勉強会やセミナーのためにミーティングルームを使用した場合、経費の分類は「研修費」です。
使用している場所は会議と同じくミーティングルームですが、使用目的が異なるため、勘定科目にも違いが生じます。
自分の事務所が狭い、自宅兼事務所なので人を招くのに抵抗がある場合などに役立つでしょう。
「研修費」には、事業を続けるために必要な資格・免許獲得に必要な講習料や、講習で使用するテキスト代なども当てはまります。
商品やサービスの説明会を行ったときは「広告宣伝費」
事業で販売している商品やサービスの説明会を、見込みユーザーに対して開催した費用は「広告宣伝費」になります。
似ている勘定科目として、「研修費」があるでしょう。「研修費」は、同じ価値観を持つ同業者で開催する勉強会や、ユーザーに向けて行うセミナーの勘定科目です。
勉強会やセミナーでも、サービスの説明がメインであれば「広告宣伝費」なので、開催の目的でどの勘定科目か見極めましょう。
「広告宣伝費」は、勉強会・セミナーなどの勘定科目です。事業に関してのチラシ作成や、セミナーなどで使用するためのパンフレット代も計上できます。
別途事務手数料がかかるときは「支払手数料」
コワーキングスペースを使用するとき発生する事務手数料は、「支払手数料」になります。
事務手数料とは、サービスや場所を使わせてもらうとき、運営側がユーザーのために動く内容に関しての手間賃と考えるとわかりやすいでしょう。
「支払手数料」は、銀行の振込手数料・宅配物の代引き手数料・役所などで発行する各種証明書にかかる手数料、事務手数料など、さまざまなものが含まれています。
コワーキングスペースの利用ではこんなものも経費になる！
経費として計上できないと思っていたものでも、実は経費として扱えるケースが存在します。
コワーキングスペースの使用料でも、経費に含まれるものは幅広いため、ここで確認しておきましょう。
宅配や郵便の取次を頼んでいるときは「支払手数料」
自宅の住所を使わず、郵便物のやり取りを行いたいとき、コワーキングスペースの住所を利用できる、取次サービスが便利です。
取次サービスの勘定科目は「支払手数料」になります。「支払手数料」とは、サービスを利用するとき、運営側がユーザーにサービスを提供するために発生する、手間に対しての費用です。
「支払手数料」は、銀行の振込手数料・宅配物の代引き手数料・役所などで発行する各種証明書にかかる手数料などが含まれます。事務手数料も支払手数料の一種です。
プリンターなど設備を借りる料金は「消耗品費」
資料の印刷のために使用するプリンターなど、コワーキングスペース内には、有料で使用できる設備があります。
設備を使用したとき発生する料金は、「消耗品費」として計上可能です。
プリンターの使用料は、コピーしたとき出力されるレシートや、毎月使用料の詳細を記載して送られる請求書で把握できます。
確定申告のとき、費用の証明のため必要なので、なくさないようレシートや請求書を保管しておきましょう。
「消耗品費」は、短期間(約1年)で消耗するもの(文房具・コピー用紙・インク・電池・ガソリン)や、10万円未満の備品を購入した費用を指す勘定科目です。
コワーキングスペースまでの交通費は「旅費交通費」
コワーキングスペースに向かうため利用した移動費も、「旅費交通費」として計上できます。
会社が会社員の通勤費を負担してくれていることをイメージすると、わかりやすいでしょう。
計上の際は、いつ利用したか(日時)、何を利用したか(電車・バスなど)を記録しておく必要があります。
タクシーの場合は、「領収書」が必要なので、もらい忘れることがないようにしましょう。
「旅費交通費」は、業務のために使用するガソリン代、出張にかかる費用(交通費・宿泊費・食事代)や、転勤の交通費・支度料などが当てはまります。
コワーキングスペースを利用して経費にするときの注意点
コワーキングスペースのユーザーが、利用料を経費として申請するとき、注意すべきポイントがいくつか存在しています。
経費への計上が正しく行われていないと、税務署の審査に引っかかる可能性があるのです。ここでは、意識をしておきたい注意点3つを紹介します。
すでに自宅を事務所にして経費にしていたら案分を見直そう
コワーキングスペース以外の場所を、事務所として登録していても、コワーキングスペースは利用できます。支払った金額も経費として計上可能です。
しかし、コワーキングスペースの利用頻度が増えるほど、事務所を確実に事業で利用しているか、客観的に認めてもらえる証拠が必要になります。
例えば、1カ月で使用した作業場所が、コワーキングスペースと事務所で5:5だったとします。
その場合、コワーキングスペース利用料は全額経費として扱い、事務所経費は5割にするなど利用の割合によって金額調整をしましょう。
勘定科目は統一して同じものを使おう
勘定科目が日によって異なると、信頼性の低下に繋がる可能性があります。その結果、税務署が経費として認めてくれない問題が起きるかもしれません。
日頃行う経費の仕訳も分かりにくくなることで、手間が生じます。
経費に対して、選択できる勘定科目が複数ある場合は、自分がわかりやすいものを選びましょう。
大切なのは、一度選んで使用し始めた項目は、同じ勘定科目で計上し続けることです。
同じ科目で統一された帳簿は、信頼性の高まりをもたらします。
勘定科目の仕訳はこまめに行おう
経費として使用した金額の仕訳を、こまめに行うことで、不明点の解消がその都度できるメリットが生まれます。
経費の仕訳は、毎年2月中旬から3月中旬に必要な、確定申告のための準備です。年度末の近い時期に、一年分の仕訳を一気に行うのは大きな負担になるはずです。
通常の業務をこなしながら無理なく仕訳を行うために、毎週〇曜日・毎月〇日など自分が取り組みやすい頻度を決め、こまめに整理を進めましょう。
まとめ
集中力を高めたり、同じ価値観を持つ同業者と切磋琢磨したりするために、コワーキングスペースの活用は有効な手段の一つと言えます。
使用の仕方によって変化する勘定科目を理解することで、不安なく円滑なコワーキングスペース利用が図れるはずです。
