令和の時代に突入し、たくさんの業種の方が1つの施設に集まって仕事をするスタイルも広まるようになりました。レンタルオフィスは、多くの方々の利便性を高めるよう設備が徹底されています。
設備と一口に言っても、その態様は様々です。直接仕事で用いるツールもあれば、セキュリティ面の強化に繋がるシステムもあります。レンタルオフィスに用意されている設備を一通り紹介していきましょう。
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レンタルオフィスの強みは設備が充実していること
レンタルオフィスの強みは、設備が充実していることです。一般的な賃貸オフィスでは、仕事用に使うツールは自分で揃えなければなりません。作業に使う机や椅子、パソコン等を全て購入すると多額の費用が発生します。お金をあまり用意できていない方からすれば、手痛い出費です。他にも、賃貸オフィスは条件に合ったスペースが必ずしも提供されているとは限りません。
一方でレンタルオフィスであれば、仕事で必要な機材や家具が殆ど用意されています。一部、貸し出しに費用がかかる物もありますが、設備の不足で困ることは殆ど無いでしょう。さらに、会議室や休憩できるスペース等も充実しています。こういった設備をしっかりと整えているところが、レンタルオフィスに注目が集まっている大きなポイントです。
レンタルオフィスの設備一覧
では、具体的にレンタルオフィスにはどういった設備が用意されているのでしょうか。上記でも記述した通り、仕事で欠かせないツールとスペースはたくさんあります。その中でも、基本的にどの職業でも使われる設備は利用が可能です。無論、運営会社によって設けられているツールやスペースにも違いは見られます。
ただ、その殆どを自らが用意することはありません。今後、レンタルオフィスを利用した起業に取り組む方は、最低限のツールを揃えるだけで済むよう参考にしてみるといいでしょう。
仕事用ツール
仕事用ツールと一口に言っても様々なものがありますが、ここではパソコンやコピー機、電話機のような機材を紹介します。レンタルオフィスは、仕事を進める際に欠かせない設備も併せて貸し出ししているサービスです。パソコンは既に用意している方もいるでしょう。
しかし、場合によっては旅行先で急ぎの仕事を頼まれることもあります。こういった方のサポートをするために、パソコンを貸し出す運営会社も少なくありません。その他、コピー機や電話機といった機材も重要なツールの一つです。
貸し出しの費用は、各運営会社によって異なります。これらのツールを使用しない業務もあるため、契約時には取捨選択を心がけましょう。加えて、レンタルオフィスの多くは無線LANやWi-Fiルーターを提供しています。気軽にインターネットへ繋げられる点も注目すべき長所です。
家具
レンタルオフィスは、家具が非常に充実しています。代表的なものとして机や椅子が挙げられますが、これらを一から揃えるのは想像以上に困難です。特に、人数が多い企業は費用も増加します。手間を減らす点も踏まえると、初めから机や椅子が揃っているレンタルオフィスは心強いサービスです。
仕事用の家具は、用途によってあらゆる種類を用意しなければなりません。例えば、1人で作業する際に使う机と会議で用いる机とでは、大きさや形状も全く異なるでしょう。レンタルオフィスは、用途に合わせた家具を各スペースに設置しています。
そのため、わざわざ種類の異なる製品を複数にわたって購入する必要もありません。地味な要素ではあるものの、ワーカーを支える上で欠かせない強みです。
会議室やフリースペース
レンタルオフィスには、会議室やフリースペースも設けられています。充実したスペースを確保することは案外難しく、狭い室内を休憩所にしているなど、我慢を強いられている企業もあるでしょう。レンタルオフィスを契約すれば、相応しいサイズの会議室やフリースペースを利用できます。仕事を充実させるためには、このような環境面の向上にも目を向けていかなければなりません。
特に、外部の企業とやり取りする場合は、レンタルオフィスを視野に入れてみると良いでしょう。都内を中心におしゃれなフリースペースを設けている運営会社も多く、顧客の心象にも少なからず影響を与えます。再度訪問したいと相手に思わせることで、良好な関係を築ける可能性もゼロではありません。顧客と互いにリラックスできるような空間を共有できる点も、レンタルオフィスの持ち味です。
空調
仕事に集中する上では、空調の管理も心がけなくてはなりません。極端に暑い部屋や寒い部屋では、作業の効果を高めることはできないでしょう。殆どのレンタルオフィスで、空調の設備が用意されています。完全個室タイプのレンタルオフィスに備えられている空調であれば、各部屋ごとに個別で設けられていることが殆どです。ただし、運営会社によって細かな管理方法が異なる点には注意しましょう。
その例の一つに挙げられる態様は、会社側が全て空調を設定している体制です。各利用者による自由な調節はできないため、どうしても温度を変更したい場合には担当者へ連絡します。当然、時にはある程度の我慢も求められるでしょう。
また、レンタルオフィスによっては、空調の担当者が辞職したために空調を取り外されたケースもあるようです。見落としやすいポイントですが、契約時には空調の管理状況も確かめておくとトラブルを未然に防げます。
レンタルオフィスのセキュリティに関する設備
レンタルオフィスの設備は、セキュリティ面においても徹底されています。仕事を進めていく上では、個人情報や会社内の機密事項の管理に留意しなければなりません。レンタルオフィスは、こういった情報を守る取り組みにも力を入れています。
そのため、他企業とスペースをシェアしても安心して仕事に取り掛かれるのです。では、レンタルオフィスにはどのようなセキュリティが備わっているのでしょうか。3種類に分けて紹介していきます。
個室で作業できるスペースが設けられている
レンタルオフィスは、1人用個室が設けられていることが特徴です。コワーキングスペース等では、基本的に大きい部屋を他企業の方とシェアする形態となっています。個人情報が盗まれる事態に巻き込まれることは稀かもしれませんが、必ずしも防げるとは限りません。個人情報の管理に関わる作業をしている時は、余計な心配をしてしまうでしょう。
レンタルオフィスであれば、1人用個室にて仕事をするだけである程度のセキュリティが保証されます。確かに、あらゆる業界の方々が出入りするオフィスであるため、個人情報の管理は必要以上に気を配らなければなりません。
ただし、1人用個室の有無だけでも、セキュリティの安全性は大きく変わってくるでしょう。部屋を上手く使い分けて仕事を進めていくことが大切です。
郵便物や宅配物の管理も厳重
レンタルオフィスには、郵便物や宅配物を厳重に管理する受付サービスが用意されています。個人情報等は郵便で送付されることも少なくありません。多くの人々が出入りするような施設では、郵送物の取り扱いも難しいのではと感じてしまうでしょう。しかし、レンタルオフィスの受付サービスを使えば、運営会社の担当者が1人1人の荷物をしっかりと保管します。
郵送物が届くタイミングによっては、仕事が忙しくて受け取る余裕も無いかもしれません。運営会社の受付サービスは、こういった事態も想定して設けられたサービスです。レンタルオフィスによっては、有料設定になっているところもあります。自身の仕事内容等を考慮しながら、受付サービスを利用するか否か決めておくといいでしょう。
防犯に関する設備も整えられている
レンタルオフィスは、防犯に関する設備も豊富です。大企業が運営しているオフィスには、監視カメラも至るところに設置されています。何か事件が起こった時への備えは、常に万全な状態を維持していると言えるでしょう。
特に会社の運命にも大きく関わるトラブルは盗難です。USBメモリやフロッピーディスク等、今でも個人情報や機密事項が記録されている媒体を利用している方も一定数います。カバンを放置していたら、いつの間にか中身だけ盗まれているような事件も絶対に起こらないとは言えません。
こういった事態を防ぐためにも、セキュリティが万全なレンタルオフィスを選ぶようにしましょう。契約する際に、運営会社へ防犯カメラ等の状況を確認することも重要です。
まとめ
このように、レンタルオフィスは利便性の高い設備によってワーカーの仕事をサポートしています。全てのツールやセキュリティ対策を一から備えることは簡単ではありません。費用も想像している以上にかかってしまいます。
もし、初期費用を抑えつつ、より良い環境の下で仕事をしたいのであればレンタルオフィスを選ぶと良いでしょう。
