フリーランスや個人事業主の方であれば利用する機会の多いコワーキングスペース。
なかには、コワーキングスペース内で全ての業務を行う方も珍しくありません。
しかし実際にコワーキングスペースを利用した際に発生する経費を、適切な勘定科目として処理できているでしょうか。
そこで本記事では、コワーキングスペースで発生した経費の適切な勘定科目の処理の方法を解説していきます。正しい知識があれば節税効果も期待できるためぜひ最後までご覧ください。
目次
コワーキングスペースでの経費を勘定科目に仕訳する
実は経費として計上できるのは、コワーキングスペースの利用料金だけではありません。
例えば、入会金やコワーキングスペースに向かうための交通費なども経費として計上できます。
経費として計上できれば節税にもなるため適切な知識を身に付けていきましょう。
「諸会費」に仕訳されるのは入会金
入会金は「諸会費」の勘定科目として計上します。
「諸会費」とは、業務として加入している団体の年会費などで使われる勘定科目です。一般的には、商工会や自治体などで使われるケースが多いようです。
入会金が発生しないコワーキングスペースもあるため、検討している会社があればHPなどで確認してみましょう。
「地代家賃」か「賃借料」に仕訳されるのは月額利用料
コワーキングスペースには、ドロップインと月額制の2つのプランが存在します。
ドロップインとは時間単位で利用できるプランのことで、月にコワーキングスペースを利用する頻度が少ない方におすすめです。利用する頻度が高い方は月額制のプランが良いでしょう。
そして月額利用料金は「地代家賃」か「賃借料」の勘定科目で計上します。
勘定科目の内容に関しては法律などの決まりもないため、どちらで計上しても問題ありません。ただし一度決めた勘定科目をむやみに変更すると、確定申告などの際に手間が増えるため、できるだけ同じ勘定科目で統一しておきましょう。
「雑費」に仕訳されるのはドロップインでの利用料
ドロップインの利用料は「雑費」の勘定科目として計上します。「雑費」とは他の勘定科目として当てはめられない場合に処理します。
ちなみに「雑費」に金額が膨らみすぎると、税務調査などが入るケースもあるため注意してください。ドロップインの利用頻度が増えるようであれば、月額制のプランに変更して賃借料などの勘定科目に変更して計上しましょう。
「支払手数料」に仕訳されるのは事務手数料
コワーキングスペースを利用する際に、事務手数料の項目が発生する会社もあります。
そのときに発生した事務手数料は「支払手数料」の勘定科目として計上します。金融機関で振り込みをする際の手数料なども「支払手数料」として計上可能です。
「会議費」に仕訳されるのは会議に利用した場合
会議室などを利用して発生した費用は「会議費」の勘定科目として計上します。また会議の際に、ホワイトボードなどの備品を使用した場合も「会議費」に含めることが可能です。
ちなみに、少量の金額であればカフェなどの飲食店でも「会議費」と計上できます。出張先やコワーキングスペースが使用できない場合は、ぜひ活用してみてください。
「研修費」や「広告宣伝費」に仕訳されるのは勉強会や説明会
コワーキングスペースで、事業に関する勉強会やセミナーに参加したときに発生した費用は「研修費」の勘定科目で計上します。研修で必要なものや、資格取得のために購入したテキストも「研修費」に含まれます。
またコワーキングスペースで、事業に関連するサービスや商品の説明会を開いたときは「広告宣伝費」の勘定科目で計上します。説明会で配布する資料や、HPなどを作成して発生した制作費用も「広告宣伝費」として計上できます。
「消耗品費」に仕訳されるのは施設の設備を使用した料金
コワーキングスペースの、プリンターを利用して発生した費用などは「消耗品」の勘定科目で計上します。その他にも「消耗品」として計上できるものは複数あります。
- インク
- コピー用紙
- 文房具
- 名刺
よく雑費と混同されやすいですが「消耗品費」は物品を購入(使用)するときに発生する勘定科目です。間違わないように注意しましょう。
「旅費交通費」にコワーキングスペースまでの交通費も仕訳される
コワーキングスペースを利用するために、バスや電車などの交通費は「旅費交通費」の勘定科目として計上します。たとえば出張先のコワーキングスペースを利用する場合でも、そこまでにかかった費用も「旅費交通費」です。
また、公共交通機関だけでなくタクシーも「旅費交通費」に仕訳されます。タクシーを利用する際は、必ず領収書が必要になるため忘れないようにしておきましょう。
勘定科目は会社によって異なる場合がある
先述したとおり、勘定科目は法律など厳格にルールが決まっているわけではありません。そのため所属している会社によって、勘定科目が異なる場合も少なくありません。
たとえば、コワーキングスペースの月額料金も「地代家賃」として計上する会社もいれば「賃借料」として計上する会社も存在します。会社に所属している場合は、個人の判断ではなく必ず会社のルールやマニュアルに則った勘定科目で計上しましょう。
コワーキングスペースとは？上手に利用しよう
コワーキングスペースとは、フリーランスや企業などが共同で利用するスペースを指します。
インフラ設備やオプションも充実しているため、働く場所を自由に選べるノマドワーカーにもよく利用されるワークスペースです。どのような設備があるか詳しく解説していきます。
個室を貸してくれるコワーキングスペースもある
コワーキングスペースは共同で利用するスペースだけではなく、個室で利用できる施設も多いようです。
半個室から、オフィス家具まで完全に揃っている個室など様々なプランがあります。オフィスを借りるよりも、コワーキングスペースのほうが固定費も抑えられるため起業したばかりの方は特におすすめです。
また、企業や経営者ではない個人でも個室は利用できます。自宅で作業できない方や、一人で集中して作業したい方はぜひ個室を利用してみましょう。
会議室やセミナールームを借りることもできる
コワーキングスペースは様々な設備やオプションが充実していることも魅力の一つです。例えば会議室は、比較的多くのコワーキングスペースに設置されています。そのため、クライアントとの打ち合わせや、社内ミーティングなどが急に入っても申請すればすぐに利用可能です。
セミナールームは元々スペースが確保されていない施設の場合、共同スペースをセミナールームに転用する場合があります。施設により利用できる機能は異なるため、一度HPなどで確認しておいたほうが安心です。
郵便や宅配便の取次ぎや転送を頼めることも
住所利用が許可されているコワーキングスペースでは、郵便物の取次ぎや転送も頼めます。
郵便サービスの内容はコワーキングスペースによって様々です。また施設によって一部受け取れない郵便物もあるため、利用する方は直接問い合わせてみましょう。
オプションで登記用の住所とできることも
コワーキングスペースは起業家の方が利用するケースも少なくありません。そのためオプションを使用すればコワーキングスペースの住所を、登記として利用できます。
先述したとおりコワーキングスペースは、インフラ設備も充実しており初期費用が抑えられるため起業家にとってもメリットが多くあります。オフィスを借りる際の面倒な作業もないため、いち早く事業を開始できます。
まとめ
コワーキングスペースは便利な半面、発生する費用の項目が多く勘定科目が複雑でした。
ですが一度、勘定科目を覚えてしまえば確定申告するときの手間が減らせます。適切な勘定科目での処理によって節税にも繫がるため習慣づけていきましょう。
またコワーキングスペースは集中できる環境だけではなく、充実した設備も一つの特徴です。ぜひ、自分のワークスタイルに合ったコワーキングスペースを探してみてください。
